Etykiety
Etykiety Blueputto to wielokrotnego użytku znaczniki dla rekordów dokumentów, które pomagają zespołom organizować je według tematu, przepływu pracy, priorytetu lub projektu w dokumentach i szablonach.
Grzegorz
Etykiety to znaczniki wielokrotnego użytku Blueputto dla rekordów dokumentów. Pomagają zespołom grupować dokumenty według tematu, etapu przepływu pracy, projektu, priorytetu lub dowolnej innej przekrojowej etykiety bez przenoszenia tych rekordów do innych folderów.
To sprawia, że etykiety są szczególnie przydatne w pracy z dokumentami, która wymaga więcej niż jednego wymiaru organizacji. Folder może określać, gdzie dokument należy strukturalnie, podczas gdy etykiety opisują, czego ten dokument dotyczy lub jak powinien być grupowany operacyjnie.
Elastyczne tagowanie dla przepływów pracy z dokumentami
Etykiety są przeznaczone do tagowania, a nie do definiowania stanu dokumentu. Jeden dokument może jednocześnie mieć wiele etykiet, co czyni ten system znacznie bardziej elastycznym niż pole z jedną wartością.
Na przykład jeden dokument może być jednocześnie oznaczony etykietami Exhibition, Pilne i Weryfikacja prawna. Taka kombinacja pomaga zespołom przeglądać, filtrować i koordynować pracę bez zmiany głównego statusu rekordu dokumentu ani jego umiejscowienia w folderze.
Etykiety są również widoczne poza pojedynczym rekordem. W obecnej implementacji tabela dokumentów zawiera kolumnę etykiet, dzięki czemu zespoły mogą dostrzegać oznaczone dokumenty bezpośrednio w głównej przestrzeni roboczej.
Zarządzane raz, ponownie wykorzystywane w dokumentach
Strona ustawień to miejsce, w którym organizacje tworzą etykiety, zmieniają ich nazwy, wybierają kolory, dodają opisy i zmieniają kolejność listy metodą przeciągnij i upuść.
Ta centralna kontrola ma znaczenie, ponieważ etykiety są najbardziej użyteczne wtedy, gdy to samo słownictwo jest wykorzystywane wszędzie, zamiast być wymyślane od nowa dla każdego dokumentu.
Jeśli etykieta zostanie później usunięta, Blueputto usunie ją z każdego dokumentu, który jej używa, ale same dokumenty pozostaną na swoim miejscu. To sprawia, że porządkowanie etykiet jest bezpieczniejsze niż edytowanie rekordów jeden po drugim tylko po to, aby usunąć nieaktualny znacznik.
Używane w edycji dokumentów i szablonach
Etykiety są stosowane bezpośrednio w Document Editor, gdzie panel ustawień dokumentu utrzymuje je obok reszty struktury rekordu.
Są także częścią Document Templates. Szablon może z góry definiować domyślne etykiety, dzięki czemu nowe dokumenty dziedziczą oczekiwaną strukturę tagowania od momentu ich utworzenia.
To właśnie sprawia, że etykiety są praktycznie wielokrotnego użytku. Nie są tylko definiowane centralnie. Pojawiają się ponownie w aktywnym edytorze dokumentów, na głównej liście dokumentów oraz w domyślnych ustawieniach szablonów, które kształtują przyszłe rekordy.
