Dokumenty
Blueputto Documents to główny obszar roboczy do tworzenia, przeglądania, organizowania, duplikowania, eksportowania i zarządzania dokumentami według folderów.
Grzegorz
Dokumenty to główny obszar roboczy do codziennych operacji na dokumentach w Blueputto. To tutaj zespoły porządkują pracę według folderów, tworzą nowe dokumenty, przeglądają istniejące rekordy i otwierają pojedynczy dokument do bardziej zaawansowanej edycji.
Znajduje się ponad bardziej szczegółowym widokiem pojedynczego dokumentu w Document Editor, a jednocześnie nadal zapewnia łatwy dostęp do tworzenia dokumentów, duplikowania, eksportu i porządkowania.
Foldery wyznaczają zakres obszaru roboczego
Strona Dokumenty jest zorganizowana jako dwuczęściowy obszar roboczy. Po lewej stronie zespoły pracują z folderami. Po prawej pracują z dokumentami znajdującymi się w wybranym folderze.
Taki układ pozwala zachować koncentrację tabeli dokumentów. Zamiast jednej długiej listy dla całej organizacji, Blueputto pozwala użytkownikom najpierw zawęzić obszar roboczy według folderu, a następnie przejrzeć dokumenty należące do tego wycinka pracy.
W obecnej implementacji panel folderów obsługuje:
wyszukiwanie folderów,
liczbę dokumentów w folderze,
wybór folderu,
zbiorcze usuwanie folderów,
oraz osobny zasobnik na dokumenty bez folderu.
Na komputerach stacjonarnych jest to widok dzielony. Na urządzeniach mobilnych sekcja folderów otwiera się w panelu, co pozwala zachować użyteczność struktury bez utraty listy dokumentów.
Twórz, przeglądaj i wykonuj działania na dokumentach
Górna akcja otwiera proces tworzenia nowego dokumentu. Zespoły mogą zacząć od pustego szkicu lub użyć aktywnego szablonu dokumentu, gdy szablony są dostępne w planie organizacji.
Po wybraniu folderu utworzony dokument automatycznie rozpoczyna się w tym folderze. Dzięki temu obszar roboczy pozostaje praktyczny dla zespołów, które już porządkują pracę według działu, projektu lub typu rekordu.
Sama tabela dokumentów jest zbudowana z myślą o zastosowaniach operacyjnych. Każdy wiersz pokazuje praktyczne informacje, takie jak:
nazwa,
status,
etykiety,
oraz autor.
Z poziomu tabeli zespoły mogą:
otworzyć dokument,
wyeksportować go jako PDF A4,
zduplikować go,
przenieść dokumenty robocze do kosza,
oraz przenieść wybrane partie dokumentów do kosza.
Ta równowaga ma znaczenie. Dokumenty to nie tylko powierzchnia do przeglądania. To także miejsce, w którym powtarzalne działania na dokumentach można wykonywać szybko, bez otwierania każdego rekordu po kolei.
Prowadzi bezpośrednio do obszaru roboczego dokumentu
Kliknięcie wiersza otwiera obszar roboczy pojedynczego dokumentu. Stamtąd zespoły przechodzą do zaawansowanej edycji, ustawień dokumentu, etykiet, załączników, podpisów i powiązanych linków do elementów.
Dzięki temu Dokumenty są główną powierzchnią operacyjną do zarządzania dokumentami, podczas gdy Document Editor to miejsce, w którym odbywa się bardziej szczegółowa praca na poziomie rekordu.
