Etiquetas
As Etiquetas Blueputto são marcadores reutilizáveis para registos de documentos, ajudando as equipas a organizar por tema, fluxo de trabalho, prioridade ou projeto em documentos e modelos.
Grzegorz
As etiquetas são os marcadores reutilizáveis da Blueputto para registos de documentos. Ajudam as equipas a agrupar documentos por tema, etapa do fluxo de trabalho, projeto, prioridade ou qualquer outra etiqueta transversal, sem mover esses registos para pastas diferentes.
Isto torna as etiquetas especialmente úteis para trabalho documental que precisa de mais do que uma dimensão de organização. Uma pasta pode definir onde um documento pertence estruturalmente, enquanto as etiquetas descrevem sobre o que é esse documento ou como deve ser agrupado operacionalmente.
Marcação flexível para fluxos de trabalho de documentos
As etiquetas são concebidas para marcação e não para definir o estado do documento. Um único documento pode ter várias etiquetas ao mesmo tempo, o que torna o sistema muito mais flexível do que um campo de valor único.
Por exemplo, um documento pode ser marcado com Exhibition, Urgent e Legal Review ao mesmo tempo. Essa combinação ajuda as equipas a analisar, filtrar e coordenar o trabalho sem alterar o estado principal do registo do documento ou a sua localização na pasta.
As etiquetas também são visíveis para além do registo individual. Na implementação atual, a tabela de documentos inclui uma coluna de etiquetas, para que as equipas possam identificar documentos marcados diretamente a partir do espaço de trabalho principal.
Geridas uma vez, reutilizadas em todos os documentos
A página de definições é onde as organizações criam etiquetas, mudam-lhes o nome, escolhem cores, adicionam descrições e reordenam a lista com arrastar e largar.
Esse controlo central é importante porque as etiquetas são mais úteis quando o mesmo vocabulário é reutilizado em todo o lado, em vez de ser reinventado documento a documento.
Se uma etiqueta for eliminada mais tarde, a Blueputto remove-a de todos os documentos que a utilizam, mas os próprios documentos permanecem no lugar. Isto torna a limpeza de etiquetas mais segura do que editar registos um a um apenas para remover uma etiqueta obsoleta.
Utilizadas na edição de documentos e em modelos
As etiquetas são aplicadas diretamente no Document Editor, onde o painel de definições do documento as mantém junto do restante da estrutura do registo.
Também fazem parte de Document Templates. Um modelo pode definir etiquetas predefinidas antecipadamente, para que os novos documentos herdem a estrutura de marcação esperada desde o momento em que são criados.
É isso que torna as etiquetas reutilizáveis num sentido prático. Não são apenas definidas centralmente. Reaparecem no editor de documentos em direto, na lista principal de documentos e nas predefinições dos modelos que moldam futuros registos.
