Assinaturas
O Blueputto Signatures permite que as equipes solicitem assinaturas internas ou externas, verifiquem com OTP, congelem instantâneos de documentos e preservem evidências de auditoria.
Grzegorz
Signatures é a camada de aprovação de documentos no Blueputto. Na implementação atual, ela está disponível no plano Scale e permite que equipes solicitem assinaturas de membros internos ou pessoas externas sem primeiro mover o documento para um sistema de contratos separado.
Isso mantém a assinatura próxima do próprio registro. O mesmo documento que foi redigido no Document Editor também pode se tornar a superfície de revisão, convite, assinatura e auditoria.
Uma solicitação pode incluir signatários internos e externos
O Blueputto gerencia assinaturas a partir de uma seção dedicada dentro do painel lateral do documento. Na implementação atual, as equipes podem criar uma solicitação de assinatura a partir de:
membros da organização selecionados no workspace,
pessoas externas adicionadas por nome e e-mail,
e um convite por signatário.
O fluxo de solicitação também verifica se o documento está pronto antes do envio. Um documento precisa de um título e de pelo menos 20 caracteres de conteúdo no corpo antes que o processo de assinatura possa começar, o que ajuda a evitar solicitações vazias ou acidentais.
Quando uma solicitação existe, o mesmo painel se torna a superfície operacional para o gerenciamento de signatários. As equipes podem revisar as linhas de signatários, ver status como pendente ou assinado e reenviar convites para pessoas que ainda não assinaram.
A assinatura usa OTP e protege o acesso ao snapshot revisado
Enviar um documento para assinatura muda o comportamento do próprio registro. O Blueputto congela o snapshot de assinatura para que o conteúdo aprovado não sofra alterações depois.
Na implementação atual, quando um documento entra no fluxo de assinatura:
o conteúdo do documento se torna somente leitura,
as propriedades principais do documento se tornam somente leitura,
os arquivos anexados se tornam somente leitura,
mas os metadados e os itens vinculados ainda podem ser atualizados.
A assinatura em si usa verificação por OTP, mas o fluxo externo agora usa essa verificação mais cedo no processo. Signatários internos podem solicitar um código de seis dígitos e confirmar seu consentimento antes de assinar dentro do workspace. Signatários externos recebem uma página pública dedicada para assinatura, mas esse link não revela mais imediatamente o snapshot do documento nem os arquivos anexados.
Em vez disso, o fluxo público funciona em três etapas:
o signatário recebe um link de convite por e-mail,
ao abrir o link, ele é levado a uma etapa de verificação por OTP vinculada àquele endereço de e-mail,
e somente após a verificação bem-sucedida o signatário pode revisar o documento, inspecionar os arquivos anexados e prosseguir para a confirmação final da assinatura.
Essa estrutura é importante porque faz com que o fluxo de assinatura seja mais do que uma simples caixa de seleção. O Blueputto vincula a assinatura a um estado congelado específico do documento e também evita que o conteúdo do documento ou os anexos sejam expostos a qualquer pessoa que tenha apenas o link bruto.
Cancelamento, anulação e evidências de auditoria permanecem preservados
O Blueputto separa três resultados diferentes que muitas vezes se misturam em sistemas de assinatura mais fracos.
Antes que alguém assine, uma solicitação pendente pode ser cancelada. Depois que pelo menos uma pessoa assina, o documento pode, em vez disso, ser anulado. A anulação é permanente, exige um motivo registrado, faz com que convites pendentes deixem de funcionar e mantém o documento bloqueado depois disso.
Essa distinção é importante porque a anulação não finge que as assinaturas anteriores nunca aconteceram. Na implementação atual, as assinaturas existentes e os registros de auditoria permanecem preservados mesmo depois que o documento é anulado.
O Blueputto também mantém uma camada de evidências mais detalhada em torno da solicitação. A trilha de auditoria registra eventos como aberturas de convites, tentativas de reenvio, atividade de OTP, assinaturas concluídas e notificações de anulação. Junto com esse registro de atividade, o documento expõe:
um snapshot SHA-256 do estado revisado do documento,
e um snapshot de anulação assinado para evidência permanente de invalidação quando a anulação acontece.
Isso faz de Signatures um recurso de fluxo de trabalho auditável, não apenas um botão de aprovação de enviar e esquecer.
