Firmas
Blueputto Signatures permite a los equipos solicitar firmas internas o externas, verificar con OTP, congelar instantáneas de documentos y conservar evidencia de auditoría.
Grzegorz
Signatures es la capa de aprobación de documentos en Blueputto. En la implementación actual, está disponible en el plan Scale y permite a los equipos solicitar firmas de miembros internos o personas externas sin mover primero el documento a un sistema de contratos separado.
Eso mantiene la firma cerca del propio registro. El mismo documento que se redactó en Document Editor también puede convertirse en la superficie de revisión, invitación, firma y auditoría.
Una solicitud puede incluir firmantes internos y externos
Blueputto gestiona las firmas desde una sección dedicada dentro del panel lateral del documento. En la implementación actual, los equipos pueden crear una solicitud de firma a partir de:
miembros de la organización seleccionados del espacio de trabajo,
personas externas añadidas por nombre y correo electrónico,
y una invitación por firmante.
El flujo de solicitud también comprueba si el documento está listo antes de enviarlo. Un documento necesita un título y al menos 20 caracteres de contenido en el cuerpo antes de que el proceso de firma pueda comenzar, lo que ayuda a evitar solicitudes vacías o accidentales.
Una vez que existe una solicitud, el mismo panel se convierte en la superficie operativa para la gestión de firmantes. Los equipos pueden revisar las filas de firmantes, ver estados como pendiente o firmado, y reenviar invitaciones a las personas que aún no han firmado.
La firma usa OTP y protege el acceso a la instantánea revisada
Enviar un documento para firma cambia el comportamiento del propio registro. Blueputto congela la instantánea de firma para que el contenido aprobado no pueda desviarse después.
En la implementación actual, una vez que un documento entra en el flujo de firma:
el contenido del documento pasa a ser de solo lectura,
las propiedades principales del documento pasan a ser de solo lectura,
los archivos adjuntos pasan a ser de solo lectura,
pero los metadatos y los elementos vinculados aún pueden actualizarse.
La firma real usa verificación OTP, pero el flujo externo ahora utiliza esa verificación más temprano en el proceso. Los firmantes internos pueden solicitar un código de seis dígitos y confirmar su consentimiento antes de firmar dentro del espacio de trabajo. Los firmantes externos obtienen una página pública de firma dedicada, pero ese enlace ya no revela de inmediato la instantánea del documento ni los archivos adjuntos.
En su lugar, el flujo público funciona en tres etapas:
el firmante recibe un enlace de invitación por correo electrónico,
al abrir el enlace se llega a un paso de verificación OTP vinculado a esa dirección de correo electrónico,
y solo después de una verificación exitosa el firmante puede revisar el documento, inspeccionar cualquier archivo adjunto y continuar con la confirmación final de la firma.
Esa estructura importa porque hace que el flujo de firma sea más que una casilla de verificación. Blueputto vincula la firma a un estado específico y congelado del documento y también evita que el contenido del documento o los archivos adjuntos queden expuestos a cualquiera que solo tenga el enlace sin procesar.
La cancelación, la anulación y la evidencia de auditoría se mantienen preservadas
Blueputto separa tres resultados distintos que a menudo se mezclan en sistemas de firma más débiles.
Antes de que alguien firme, una solicitud pendiente puede cancelarse. Después de que al menos una persona haya firmado, el documento puede en su lugar anularse. La anulación es permanente, requiere un motivo registrado, hace que las invitaciones pendientes dejen de funcionar y mantiene el documento bloqueado después.
Esa distinción es importante porque la anulación no pretende que las firmas anteriores nunca hayan ocurrido. En la implementación actual, las firmas existentes y los registros de auditoría permanecen preservados incluso después de que el documento se anule.
Blueputto también mantiene una capa de evidencia más detallada alrededor de la solicitud. El rastro de auditoría registra eventos como aperturas de invitaciones, intentos de reenvío, actividad OTP, firmas completadas y notificaciones de anulación. Junto con ese registro de actividad, el documento muestra:
una instantánea SHA-256 del estado revisado del documento,
y una instantánea de anulación firmada para evidencia de invalidación permanente cuando ocurre una anulación.
Eso convierte a Signatures en una función de flujo de trabajo auditable, no solo en un botón de aprobación de enviar y olvidar.
