Etiquetas
Las etiquetas de Blueputto son etiquetas reutilizables para registros de documentos, que ayudan a los equipos a organizar por tema, flujo de trabajo, prioridad o proyecto en documentos y plantillas.
Grzegorz
Las etiquetas son las marcas reutilizables de Blueputto para los registros de documentos. Ayudan a los equipos a agrupar documentos por tema, etapa del flujo de trabajo, proyecto, prioridad o cualquier otra etiqueta transversal sin mover esos registros a carpetas diferentes.
Eso hace que las etiquetas sean especialmente útiles para el trabajo documental que necesita más de una dimensión de organización. Una carpeta puede definir dónde pertenece estructuralmente un documento, mientras que las etiquetas describen de qué trata ese documento o cómo debe agruparse operativamente.
Etiquetado flexible para flujos de trabajo documentales
Las etiquetas están diseñadas para etiquetar, no para definir el estado del documento. Un solo documento puede tener varias etiquetas a la vez, lo que hace que el sistema sea mucho más flexible que un campo de valor único.
Por ejemplo, un documento podría estar etiquetado al mismo tiempo con Exhibition, Urgent y Legal Review. Esa combinación ayuda a los equipos a revisar, filtrar y coordinar el trabajo sin cambiar el estado principal del registro del documento ni su ubicación en carpetas.
Las etiquetas también son visibles más allá del registro individual. En la implementación actual, la tabla de documentos incluye una columna de etiquetas, por lo que los equipos pueden identificar documentos etiquetados directamente desde el espacio de trabajo principal.
Gestionadas una vez, reutilizadas en todos los documentos
La página de configuración es donde las organizaciones crean etiquetas, las renombran, eligen colores, agregan descripciones y reordenan la lista con arrastrar y soltar.
Ese control central es importante porque las etiquetas son más útiles cuando el mismo vocabulario se reutiliza en todas partes en lugar de reinventarse documento por documento.
Si una etiqueta se elimina más adelante, Blueputto la quita de todos los documentos que la usan, pero los documentos en sí permanecen en su lugar. Esto hace que la limpieza de etiquetas sea más segura que editar registros uno por uno solo para eliminar una etiqueta obsoleta.
Se usan en la edición de documentos y en las plantillas
Las etiquetas se aplican directamente dentro de Document Editor, donde el panel de configuración del documento las mantiene junto al resto de la estructura del registro.
También forman parte de Document Templates. Una plantilla puede definir etiquetas predeterminadas por adelantado, de modo que los nuevos documentos hereden la estructura de etiquetado esperada desde el momento en que se crean.
Esto es lo que hace que las etiquetas sean reutilizables en un sentido práctico. No solo se definen de forma centralizada. Reaparecen en el editor de documentos en vivo, en la lista principal de documentos y en los valores predeterminados de las plantillas que dan forma a futuros registros.
