Štítky
Blueputto štítky jsou znovupoužitelné značky pro záznamy dokumentů, které týmům pomáhají organizovat podle tématu, workflow, priority nebo projektu napříč dokumenty a šablonami.
Grzegorz
Štítky jsou v Blueputto znovupoužitelné značky pro záznamy dokumentů. Pomáhají týmům seskupovat dokumenty podle tématu, fáze workflow, projektu, priority nebo jakéhokoli jiného průřezového označení, aniž by bylo nutné tyto záznamy přesouvat do jiných složek.
Díky tomu jsou štítky obzvlášť užitečné pro práci s dokumenty, která potřebuje více než jeden organizační rozměr. Složka může určovat, kam dokument strukturálně patří, zatímco štítky popisují, čeho se dokument týká nebo jak by měl být provozně seskupen.
Flexibilní štítkování pro workflow dokumentů
Štítky jsou navrženy pro označování, nikoli pro určování stavu dokumentu. Jeden dokument může nést více štítků současně, což dělá systém mnohem flexibilnějším než pole s jedinou hodnotou.
Například jeden dokument může být současně označen štítky Exhibition, Urgent a Legal Review. Tato kombinace pomáhá týmům rychle procházet, filtrovat a koordinovat práci bez změny hlavního stavu záznamu dokumentu nebo umístění ve složce.
Štítky jsou také viditelné i mimo jednotlivý záznam. V současné implementaci obsahuje tabulka dokumentů sloupec se štítky, takže týmy mohou označené dokumenty rozpoznat přímo v hlavním pracovním prostoru.
Spravováno jednou, znovu použito napříč dokumenty
Na stránce nastavení organizace vytvářejí štítky, přejmenovávají je, vybírají barvy, přidávají popisy a mění pořadí seznamu pomocí přetažení.
Tato centrální správa je důležitá, protože štítky jsou nejužitečnější tehdy, když se stejná slovní zásoba znovu používá všude, místo aby byla znovu vytvářena dokument po dokumentu.
Pokud je štítek později smazán, Blueputto jej odstraní ze všech dokumentů, které ho používají, ale samotné dokumenty zůstanou na svém místě. Díky tomu je čištění štítků bezpečnější než upravovat záznamy jeden po druhém jen kvůli odstranění zastaralé značky.
Použití při úpravách dokumentů a v šablonách
Štítky se používají přímo v Document Editor, kde je panel nastavení dokumentu drží vedle ostatních prvků struktury záznamu.
Jsou také součástí Document Templates. Šablona může předem definovat výchozí štítky, takže nové dokumenty přebírají očekávanou strukturu označování od okamžiku svého vytvoření.
Právě to dělá štítky prakticky znovupoužitelnými. Nejsou jen centrálně definovány. Znovu se objevují v živém editoru dokumentů, v hlavním seznamu dokumentů i ve výchozích nastaveních šablon, která formují budoucí záznamy.
