Složky
Složky Blueputto organizují dokumenty, vymezují pracovní prostor, podporují přístup na úrovni týmů a udržují záznamy strukturované podle projektu, oblasti nebo vlastnictví.
Grzegorz
Složky jsou hlavní strukturální vrstvou pro organizaci dokumentů v Blueputto. Seskupují související záznamy, vymezují pracovní prostor Documents a pomáhají týmům oddělit práci s dokumenty podle oblasti, projektu nebo vlastnictví.
To je důležité, protože Blueputto nepřistupuje ke správě dokumentů jako k jednomu plochému seznamu pro celou organizaci. Složky dávají dokumentové části produktu stabilní strukturu ještě předtím, než týmy vůbec otevřou jednotlivý záznam.
Složky vymezují pracovní prostor dokumentů
Složky se zobrazují přímo v pracovním prostoru Documents jako první krok navigace. Týmy nejprve vyberou složku a poté pracují s dokumenty uvnitř této části práce.
Toto uspořádání udržuje tabulku dokumentů praktickou. Místo procházení všech záznamů v organizaci mohou uživatelé pohled okamžitě zúžit podle složky a pracovat v menším provozním kontextu.
V aktuální implementaci strana složek podporuje:
vyhledávání,
počty dokumentů,
výběr složky,
hromadné mazání složek,
a vyhrazenou přihrádku pro dokumenty bez složky.
Díky tomu jsou složky něčím víc než jen štítkem. Jsou hlavním způsobem, jak Blueputto vymezuje každodenní procházení dokumentů.
Spravované centrálně v nastavení
Složky se také spravují ze samostatné stránky nastavení. Právě tam organizace vytvářejí nové složky, přejmenovávají je, přidávají popisy a kontrolují, kolik dokumentů aktuálně do každé z nich patří.
V aktuální implementaci je správa složek zaměřena na:
název,
popis,
počet dokumentů,
vyhledávání mezi existujícími složkami,
a přímé akce pro otevření pracovního prostoru dokumentů, úpravu složky nebo její smazání.
Toto rozdělení je v praxi užitečné. Stránka Documents je optimalizovaná pro provozní práci, zatímco stránka nastavení je místem, kde se udržuje samotná struktura.
Přiřazení týmům může ze složek udělat hranice přístupu
Složky lze také propojit s Teams. Díky tomu jsou užitečné nejen pro organizaci, ale také pro omezení toho, kdo má pracovat v dané oblasti dokumentů.
To je obzvlášť důležité, když různá oddělení nebo projektové skupiny nemají všichni fungovat ve stejném prostoru dokumentů. Složka může představovat jak seskupení obsahu, tak hranici vlastnictví.
Smazání složky neodstraní jen název kontejneru. V aktuální implementaci smazání složky trvale odstraní samotnou složku a přesune dokumenty z této složky do Trash. Díky tomu je úklid složek bezpečnější, když týmy restrukturalizují svůj systém dokumentů.
