Podpisy

Podpisy umožňují organizacím ve Scale dokončit schválení bez přesunu dokumentu do samostatného nástroje pro podepisování. Žádost, průběh i důkazy zůstávají propojené s dokumentem.

Připravte žádost

V části podpisů dokumentu přidejte:

• osoby z vaší organizace,

• externí podepisující podle jména a e-mailu,

• název žádosti,

• pořadí podepisování, když na pořadí záleží.

Před odesláním se ujistěte, že má dokument jasný název a dokončený obsah. Jakmile žádost začne, znění, hlavní údaje i přiložené soubory se uzamknou, aby všichni kontrolovali stejnou verzi.

Žádost o podpis v Blueputto s několika pozvanými podepisujícími.

Poskytněte podepisujícím bezpečnou kontrolu

Externí podepisující obdrží pozvánku a potvrdí svou identitu jednorázovým kódem. Poté si mohou dokument přečíst, zkontrolovat jeho soubory a přidat svůj podpis.

Interní členové sledují stejný průběh dokumentu z Blueputto. Panel podpisů ukazuje, kdo čeká, kdo žádost otevřel a kdo ji dokončil.

Spravujte žádost v průběhu

Pokud někdo pozvánku přehlédl, můžete ji odeslat znovu. Než kdokoli podepíše, lze žádost zrušit a znovu připravit.

Po zahájení podepisování může být dokument místo toho označen jako neplatný s uvedením důvodu. Stávající podpisy zůstávají v historii, takže záznam dál ukazuje, co se stalo, namísto předstírání, že dřívější schválení nikdy neexistovalo.

Uchovávejte spolehlivé důkazy

Blueputto zaznamenává kontrolovanou verzi a důležité události kolem žádosti. Tím vzniká jasná historie pozvánek, potvrzení, podpisů, zrušení a zneplatnění pro pozdější kontrolu.

Průběh podpisu a historie dokumentu v Blueputto.

Související

• Editor dokumentů

• Šablony

• Média a přílohy

• Exporty