Editor dokumentů

Editor dokumentů je pracovní prostor pro jeden dokument v Blueputto. Spojuje psaní, strukturu, práci se soubory, související záznamy a kroky schvalování kolem jednoho dokumentu, místo aby je rozptyloval do samostatných obrazovek.

Právě to z něj dělá skutečné centrum práce s dokumenty. Týmy vstupují z Dokumenty a pak zůstávají v rámci jednoho záznamu, zatímco tento dokument připravují, organizují, připojují a posílají dál.

Psaní probíhá na hlavní ploše

Jádrem stránky je velké pole pro název spárované s editorem formátovaného textu. Blueputto používá blokovou editační plochu, takže uživatelé mohou vytvářet delší obsah, aniž by opustili záznam nebo otevírali samostatné modální okno.

V aktuální implementaci editor podporuje:

• úpravy formátovaného textu,

• nahrávání obrázků přímo v textu,

• přímou úpravu názvu dokumentu,

• ukládání z hlavní oblasti akcí,

• a ukládání klávesovou zkratkou Ctrl+S nebo Cmd+S.

Proces ukládání je postaven kolem samotného záznamu. Pokud existují neuložené změny, stránka může uložit aktuální stav bez opuštění stránky. Pokud nahrávání obrázků stále probíhá, uložení je záměrně blokováno, aby dokument neskončil v nedokončeném stavu.

Pracovní prostor Blueputto pro jeden dokument zobrazující pole názvu a editor formátovaného textu.

Struktura a nastavení záznamu zůstávají vedle obsahu

Stránka dokumentu neskrývá strukturu za samostatnou obrazovkou nastavení. Na desktopu editor sedí vedle vyhrazeného postranního panelu. Na mobilu zůstávají stejné ovládací prvky dostupné nad oblastí obsahu.

Panel nastavení seskupuje zbytek záznamu do přehledných sekcí, včetně:

• stavu dokumentu,

• přiřazení autora,

• znovupoužitelných štítků,

• vlastních polí metadat,

• příloh,

• souvisejících položek,

• nedávné aktivity dokumentu,

• a podpisů.

To je důležité, protože práce s dokumentem je zřídkakdy jen o psaní. Týmy často potřebují připojit podklady, propojit dokument se záznamem položky, použít štítky nebo přidat strukturovaná metadata ještě předtím, než je záznam skutečně užitečný.

Sekce metadat je zde obzvlášť důležitá. Uživatelé mohou přidávat, přejmenovávat, odebírat a vyplňovat vlastní pole přímo v dokumentu, čímž se záznam stává něčím strukturovanějším než jen běžnou stránkou s formátovaným textem.

Panel nastavení dokumentu Blueputto zobrazující vlastnosti dokumentu, metadata, soubory a související položky.

Podpisy proměňují stejný záznam ve schvalovací plochu

Editor dokumentů také obsahuje workflow podpisů pro aktuální dokument. Týmy mohou žádat o podpisy od interních členů nebo externích osob, znovu odesílat pozvánky, zrušit žádost, podepisovat s ověřením OTP a v případě potřeby zneplatnit dokončený nebo probíhající proces podpisu.

Díky tomu zůstává schvalování blízko obsahu dokumentu místo toho, aby vyžadovalo samostatný nástroj pro workflow smluv.

V aktuální implementaci odeslání dokumentu k podpisu také mění režim úprav. Jakmile dokument už není ve stavu konceptu, obsah, základní vlastnosti a přiložené soubory se stanou pouze pro čtení. Metadata a propojené položky lze stále aktualizovat, což zachovává určitou provozní flexibilitu, aniž by se samotný podepsaný obsah mohl měnit.

Stejná stránka také uchovává auditní stopu podpisů, což usnadňuje přehled o tom, kdo byl pozván, kdo podepsal a co se stalo poté.

Panel podpisů dokumentu Blueputto zobrazující žádosti o podpis a podrobnosti auditu.

Související

• Dokumenty

• Podpisy

• Štítky

• Aktivita