Dokumenty

Documents je hlavní pracovní prostor pro každodenní práci s dokumenty v Blueputto. Je to místo, kde týmy vymezují práci podle složek, vytvářejí nové dokumenty, procházejí existující záznamy a otevírají jednotlivé dokumenty pro podrobnější úpravy.

Stojí nad podrobnějším prostředím pro práci s jednotlivým dokumentem v Document Editor, přičemž stále ponechává vytváření dokumentů, duplikaci, export a úklid na dosah ruky.

Složky vymezují pracovní prostor

Stránka Dokumenty je uspořádána jako dvoudílný pracovní prostor. Vlevo týmy pracují se složkami. Vpravo pracují s dokumenty uvnitř vybrané složky.

Toto rozvržení udržuje tabulku dokumentů přehlednou. Místo jednoho dlouhého seznamu pro celou organizaci umožňuje Blueputto uživatelům nejprve zúžit pracovní prostor podle složky a poté zkontrolovat dokumenty, které patří do této části práce.

V aktuální implementaci panel složek podporuje:

• vyhledávání složek,

• počty dokumentů podle složek,

• výběr složky,

• hromadné mazání složek,

• a vyhrazenou sekci pro dokumenty bez složky.

Na desktopu se to zobrazuje jako rozdělené zobrazení. Na mobilu se část se složkami otevírá v panelu, což zachovává použitelnost struktury bez ztráty seznamu dokumentů.

Pracovní prostor Blueputto Documents zobrazující navigaci složkami a dokumenty uvnitř vybrané složky.

Vytvářejte, procházejte a pracujte s dokumenty

Horní akce otevírá proces vytvoření nového dokumentu. Týmy mohou začít s prázdným konceptem nebo znovu použít aktivní šablonu dokumentu, když jsou šablony k dispozici v tarifu organizace.

Jakmile je vybrána složka, vytvořený dokument se automaticky založí uvnitř této složky. To udržuje pracovní prostor praktický pro týmy, které už práci strukturují podle oddělení, projektu nebo typu záznamu.

Samotná tabulka dokumentů je navržena pro operativní použití. Každý řádek zobrazuje praktické informace, jako jsou:

• název,

• stav,

• štítky,

• a autor.

Z tabulky mohou týmy:

• otevřít dokument,

• exportovat jej jako A4 PDF,

• duplikovat jej,

• přesunout koncepty do koše,

• a přesunout vybrané dávky dokumentů do koše.

Tato rovnováha je důležitá. Documents není jen plocha pro procházení. Je to také místo, kde se opakující se akce s dokumenty provádějí rychle, aniž by bylo nutné otevírat každý záznam jeden po druhém.

Pracovní prostor Blueputto Documents zobrazující dialog pro vytvoření a akce v tabulce dokumentů.

Vede přímo do pracovního prostoru dokumentu

Kliknutím na řádek se otevře pracovní prostor pro jednotlivý dokument. Odtud týmy přecházejí k pokročilým úpravám, nastavení dokumentu, štítkům, přílohám, podpisům a odkazům na související položky.

Díky tomu je Documents hlavní operativní plochou pro správu dokumentů, zatímco Document Editor je místem, kde probíhá hlubší práce na úrovni jednotlivých záznamů.

Související

• Folders

• Document Editor

• Document Templates

• Trash