Collecties
Blueputto Collecties organiseren het bladeren door items, exporten, opschoning en toegangsbeheer met centraal beheer van namen, beschrijvingen en teamtoewijzing.
Grzegorz
Collecties is een van de kernlagen voor organisatie in Blueputto. Het verschijnt zowel als het navigatiesysteem aan de linkerkant voor Items als als een beheerde structuur in de instellingen.
Die dubbele rol is belangrijk. Collecties zijn niet alleen labels om records te groeperen. Ze bepalen hoe teams door itemwerk bladeren, waar records thuishoren en hoe toegang kan worden beperkt.
Collecties sturen de itemwerkruimte aan
Binnen het gedeelte Items zijn collecties de eerste navigatiestap. Teams kiezen een collectie en werken vervolgens met de items daarin.
Daardoor is de collectielijst meer dan een eenvoudige filter. Ze fungeert als het belangrijkste operationele startpunt voor objectrecords. In de huidige implementatie kan elke collectieregel het volgende ondersteunen:
selectie om te bladeren,
zichtbaarheid van het aantal items,
zoeken,
exportacties voor alle items in de collectie,
en bulkopschoning voor alle items in die collectie.
Export op collectieniveau is hier vooral nuttig. Teams kunnen alle items uit één collectie exporteren als archieven in PDF, PNG of JPG, of één gecombineerde PDF genereren van de volledige set.
Collecties worden centraal beheerd in de instellingen
Collecties worden ook beheerd vanuit een speciale instellingenpagina. Daar maken organisaties nieuwe collecties aan, hernoemen ze deze, werken beschrijvingen bij en bekijken ze de huidige structuur op één plek.
In de huidige implementatie is collectiebeheer gericht op:
naam,
beschrijving,
en teamtoewijzing voor het afbakenen van toegang.
Het verwijderen van een collectie wist de records niet onmiddellijk uit beeld. In plaats daarvan worden de items van de collectie verplaatst naar Trash, wat het herstructureren van collecties veiliger maakt dan een destructieve verwijdering in één stap.
Collecties bepalen eigendomsgrenzen
Omdat elk item tot een collectie behoort, heeft die toewijzing invloed op meer dan alleen navigatie. Het bepaalt ook:
wie het item zou moeten zien,
vanwaar het item wordt geëxporteerd,
hoe bulkopschoning werkt,
en hoe teams het operationele eigenaarschap verdelen.
Daarom bevindt Collecties zich tussen Items, Teams en bredere toegangscontrole. Het is de structurele laag die itemwerk op schaal beheersbaar maakt.
