Etichette
Le etichette Blueputto sono tag riutilizzabili per i record dei documenti, che aiutano i team a organizzarsi per argomento, flusso di lavoro, priorità o progetto tra documenti e modelli.
Grzegorz
Le etichette sono i tag riutilizzabili di Blueputto per i record dei documenti. Aiutano i team a raggruppare i documenti per argomento, fase del flusso di lavoro, progetto, priorità o qualsiasi altra etichetta trasversale senza spostare quei record in cartelle diverse.
Questo rende le etichette particolarmente utili per il lavoro sui documenti che richiede più di una dimensione organizzativa. Una cartella può definire dove appartiene strutturalmente un documento, mentre le etichette descrivono di cosa tratta quel documento o come dovrebbe essere raggruppato operativamente.
Etichettatura flessibile per i flussi di lavoro dei documenti
Le etichette sono progettate per l'etichettatura piuttosto che per definire lo stato del documento. Un singolo documento può avere più etichette contemporaneamente, il che rende il sistema molto più flessibile rispetto a un campo con un solo valore.
Per esempio, un documento potrebbe essere etichettato contemporaneamente con Exhibition, Urgent e Legal Review. Questa combinazione aiuta i team a esaminare, filtrare e coordinare il lavoro senza modificare lo stato principale del record del documento o la sua collocazione nella cartella.
Le etichette sono visibili anche oltre il singolo record. Nell'implementazione attuale, la tabella dei documenti include una colonna delle etichette, così i team possono individuare i documenti etichettati direttamente dallo spazio di lavoro principale.
Gestite una volta sola, riutilizzate in tutti i documenti
La pagina delle impostazioni è il luogo in cui le organizzazioni creano etichette, le rinominano, scelgono i colori, aggiungono descrizioni e riordinano l'elenco con il drag-and-drop.
Questo controllo centrale è importante perché le etichette sono più utili quando lo stesso vocabolario viene riutilizzato ovunque invece di essere reinventato documento per documento.
Se un'etichetta viene eliminata in seguito, Blueputto la rimuove da ogni documento che la utilizza, ma i documenti stessi restano al loro posto. Questo rende la pulizia delle etichette più sicura rispetto alla modifica dei record uno per uno solo per rimuovere un tag obsoleto.
Utilizzate nella modifica dei documenti e nei modelli
Le etichette vengono applicate direttamente all'interno di Document Editor, dove il pannello delle impostazioni del documento le mantiene accanto al resto della struttura del record.
Fanno anche parte di Document Templates. Un modello può definire in anticipo etichette predefinite, così i nuovi documenti ereditano la struttura di etichettatura prevista dal momento in cui vengono creati.
Questo è ciò che rende le etichette riutilizzabili in senso pratico. Non sono soltanto definite centralmente. Ricompaiono nell'editor di documenti attivo, nell'elenco principale dei documenti e nei valori predefiniti dei modelli che plasmano i record futuri.
