Labels
Blueputto Labels sind wiederverwendbare Kennzeichnungen für Dokumentdatensätze und helfen Teams dabei, nach Thema, Workflow, Priorität oder Projekt über Dokumente und Vorlagen hinweg zu organisieren.
Grzegorz
Labels sind die wiederverwendbaren Kennzeichnungen von Blueputto für Dokumentdatensätze. Sie helfen Teams, Dokumente nach Thema, Workflow-Spur, Projekt, Priorität oder jeder anderen übergreifenden Kennzeichnung zu gruppieren, ohne diese Datensätze in andere Ordner zu verschieben.
Das macht Labels besonders nützlich für Dokumentarbeit, die mehr als eine Organisationsdimension benötigt. Ein Ordner kann definieren, wo ein Dokument strukturell hingehört, während Labels beschreiben, worum es in diesem Dokument geht oder wie es operativ gruppiert werden soll.
Flexible Kennzeichnung für Dokument-Workflows
Labels sind für die Kennzeichnung konzipiert und nicht dafür, einen Dokumentstatus festzulegen. Ein einzelnes Dokument kann gleichzeitig mehrere Labels tragen, was das System deutlich flexibler macht als ein Feld mit nur einem Wert.
Zum Beispiel könnte ein Dokument gleichzeitig mit Exhibition, Urgent und Legal Review gekennzeichnet sein. Diese Kombination hilft Teams dabei, Arbeit zu überblicken, zu filtern und zu koordinieren, ohne den Hauptstatus des Dokuments oder seine Ablage im Ordner zu ändern.
Labels sind auch über den einzelnen Datensatz hinaus sichtbar. In der aktuellen Implementierung enthält die Dokumenttabelle eine Label-Spalte, sodass Teams gekennzeichnete Dokumente direkt im Hauptarbeitsbereich erkennen können.
Einmal verwaltet, über Dokumente hinweg wiederverwendet
Auf der Einstellungsseite erstellen Organisationen Labels, benennen sie um, wählen Farben aus, fügen Beschreibungen hinzu und ordnen die Liste per Drag-and-drop neu an.
Diese zentrale Steuerung ist wichtig, weil Labels am nützlichsten sind, wenn dasselbe Vokabular überall wiederverwendet wird, anstatt für jedes Dokument neu erfunden zu werden.
Wenn ein Label später gelöscht wird, entfernt Blueputto es aus jedem Dokument, das es verwendet, aber die Dokumente selbst bleiben an ihrem Platz. Das macht die Bereinigung von Labels sicherer, als Datensätze einzeln zu bearbeiten, nur um eine veraltete Kennzeichnung zu entfernen.
Verwendung in Dokumentbearbeitung und Vorlagen
Labels werden direkt im Document Editor angewendet, wo das Dokumenteinstellungsfeld sie neben dem Rest der Datensatzstruktur anzeigt.
Sie sind auch Teil von Document Templates. Eine Vorlage kann Standard-Labels im Voraus definieren, sodass neue Dokumente die erwartete Kennzeichnungsstruktur bereits in dem Moment übernehmen, in dem sie erstellt werden.
Das macht Labels im praktischen Sinne wiederverwendbar. Sie werden nicht nur zentral definiert. Sie erscheinen erneut im Live-Dokumenteditor, in der Hauptdokumentenliste und in den Standardwerten von Vorlagen, die zukünftige Datensätze prägen.
