Mappen
Blueputto-mappen organiseren documenten, bakenen de werkruimte af, ondersteunen teamgebaseerde toegang en houden records gestructureerd per project, gebied of eigenaarschap.
Grzegorz
Mappen vormen de belangrijkste structurele laag voor documentorganisatie in Blueputto. Ze groeperen gerelateerde records, bakenen de werkruimte van Documents af en helpen teams documentwerk gescheiden te houden per gebied, project of eigenaarschap.
Dat is belangrijk omdat Blueputto documentbeheer niet behandelt als één platte, organisatiebrede lijst. Mappen geven de documentkant van het product een stabiele structuur nog voordat teams een individueel record openen.
Mappen bakenen de documentwerkruimte af
Mappen verschijnen direct in de werkruimte Documents als de eerste navigatiestap. Teams kiezen eerst een map en werken daarna met de documenten binnen dat deel van het werk.
Deze indeling houdt de documenttabel praktisch. In plaats van elk record in de organisatie te doorzoeken, kunnen gebruikers de weergave direct per map verfijnen en binnen een kleinere operationele context werken.
In de huidige implementatie ondersteunt de mapzijde:
zoeken,
documentaantallen,
mapselectie,
bulkverwijdering van mappen,
en een speciale bucket voor documenten zonder map.
Hierdoor zijn mappen meer dan een label. Ze zijn de belangrijkste manier waarop Blueputto het dagelijkse bladeren door documenten afbakent.
Centraal beheerd in instellingen
Mappen worden ook beheerd vanaf een speciale instellingenpagina. Daar maken organisaties nieuwe mappen aan, hernoemen ze die, voegen ze beschrijvingen toe en bekijken ze hoeveel documenten momenteel bij elke map horen.
In de huidige implementatie is mapbeheer gericht op:
naam,
beschrijving,
documentaantal,
zoeken in bestaande mappen,
en directe acties om de documentwerkruimte te openen, een map te bewerken of deze te verwijderen.
Deze scheiding is in de praktijk nuttig. De pagina Documents is geoptimaliseerd voor operationeel werk, terwijl de instellingenpagina de plek is waar de structuur zelf wordt onderhouden.
Teamtoewijzing kan van mappen toegangsgrenzen maken
Mappen kunnen ook worden gekoppeld aan Teams. Daardoor zijn ze niet alleen nuttig voor organisatie, maar ook om te beperken wie binnen een bepaald documentgebied zou moeten werken.
Dit is vooral belangrijk wanneer verschillende afdelingen of projectgroepen niet allemaal in dezelfde documentruimte moeten werken. Een map kan zowel een inhoudelijke groepering als een eigendomsgrens vertegenwoordigen.
Het verwijderen van een map verwijdert niet alleen de naam van de container. In de huidige implementatie verwijdert het verwijderen van een map de map zelf permanent en verplaatst het de documenten uit die map naar Trash. Dat maakt het opschonen van mappen veiliger wanneer teams hun documentsysteem herstructureren.
