Labels
Blueputto Labels zijn herbruikbare tags voor documentrecords, die teams helpen organiseren op onderwerp, workflow, prioriteit of project binnen documenten en sjablonen.
Grzegorz
Labels zijn de herbruikbare tags van Blueputto voor documentrecords. Ze helpen teams documenten te groeperen op onderwerp, workflowstap, project, prioriteit of een ander overkoepelend label zonder die records naar andere mappen te verplaatsen.
Daardoor zijn labels vooral nuttig voor documentwerk dat meer dan één organisatiedimensie nodig heeft. Een map kan bepalen waar een document structureel thuishoort, terwijl labels beschrijven waar dat document over gaat of hoe het operationeel gegroepeerd moet worden.
Flexibele tagging voor documentworkflows
Labels zijn ontworpen voor tagging en niet voor het definiëren van de documentstatus. Eén document kan meerdere labels tegelijk hebben, wat het systeem veel flexibeler maakt dan een veld met slechts één waarde.
Eén document kan bijvoorbeeld tegelijk getagd zijn met Exhibition, Urgent en Legal Review. Die combinatie helpt teams werk te scannen, filteren en coördineren zonder de hoofdstatus van het document of de plaatsing in de map te wijzigen.
Labels zijn ook zichtbaar buiten het afzonderlijke record. In de huidige implementatie bevat de documenttabel een kolom met labels, zodat teams gelabelde documenten direct vanuit de hoofdwerkruimte kunnen herkennen.
Eenmalig beheerd, hergebruikt in documenten
Op de instellingenpagina maken organisaties labels aan, hernoemen ze die, kiezen ze kleuren, voegen ze beschrijvingen toe en herschikken ze de lijst met drag-and-drop.
Die centrale aansturing is belangrijk, omdat labels het nuttigst zijn wanneer overal dezelfde woordenschat wordt hergebruikt in plaats van per document opnieuw te worden uitgevonden.
Als een label later wordt verwijderd, verwijdert Blueputto het uit elk document dat het gebruikt, maar de documenten zelf blijven op hun plaats. Dit maakt het opschonen van labels veiliger dan records één voor één bewerken alleen om een verouderde tag te verwijderen.
Gebruikt in documentbewerking en sjablonen
Labels worden direct toegepast in de Document Editor, waar het instellingenpaneel van het document ze naast de rest van de recordstructuur houdt.
Ze maken ook deel uit van Document Templates. Een sjabloon kan vooraf standaardlabels definiëren, zodat nieuwe documenten vanaf het moment dat ze worden aangemaakt de verwachte taggingstructuur erven.
Dit is wat labels in praktische zin herbruikbaar maakt. Ze worden niet alleen centraal gedefinieerd. Ze verschijnen opnieuw in de live documenteditor, in de hoofdlijst met documenten en in sjabloonstandaarden die toekomstige records vormgeven.
