Handtekeningen
Beheer documenthandtekeningen in Scale zonder aparte tools. Verstuur verzoeken, volg de voortgang en houd beveiligd bewijsmateriaal, uitnodigingen en handtekeningen gekoppeld aan het document.
Grzegorz
Met handtekeningen kunnen organisaties in Scale goedkeuringen afronden zonder een document naar een aparte ondertekeningstool te verplaatsen. Het verzoek, de voortgang en het bewijsmateriaal blijven allemaal gekoppeld aan het document.
Bereid het verzoek voor
Voeg vanuit de handtekeningsectie van het document het volgende toe:
mensen uit je organisatie,
externe ondertekenaars op naam en e-mailadres,
een titel voor het verzoek,
de ondertekenvolgorde wanneer de volgorde belangrijk is.
Zorg ervoor dat het document een duidelijke titel en afgeronde inhoud heeft voordat je het verstuurt. Zodra het verzoek begint, worden de formulering, hoofdgegevens en bijgevoegde bestanden vergrendeld zodat iedereen dezelfde versie beoordeelt.
Geef ondertekenaars een veilige beoordeling
Externe ondertekenaars ontvangen een uitnodiging en bevestigen hun identiteit met een eenmalige code. Daarna kunnen ze het document lezen, de bestanden bekijken en hun handtekening toevoegen.
Interne leden volgen dezelfde documentvoortgang vanuit Blueputto. Het handtekeningenpaneel laat zien wie wacht, wie het verzoek heeft geopend en wie het heeft voltooid.
Beheer het verzoek terwijl het vordert
Je kunt een uitnodiging opnieuw versturen wanneer iemand die heeft gemist. Voordat iemand ondertekent, kan het verzoek worden geannuleerd en opnieuw worden voorbereid.
Nadat het ondertekenen is begonnen, kan het document in plaats daarvan als ongeldig worden gemarkeerd met een reden. Bestaande handtekeningen blijven in de geschiedenis staan, zodat het overzicht blijft tonen wat er is gebeurd in plaats van te doen alsof de eerdere goedkeuring nooit heeft bestaan.
Bewaar betrouwbaar bewijsmateriaal
Blueputto registreert de beoordeelde versie en belangrijke gebeurtenissen rond het verzoek. Dit creëert een duidelijke geschiedenis van uitnodigingen, bevestigingen, handtekeningen, annuleringen en ongeldigverklaringen voor latere beoordeling.
