Documenten
Blueputto Documents is de hoofdwerkruimte voor het maken, bekijken, organiseren, dupliceren, exporteren en beheren van documenten per map.
Grzegorz
Documents is de hoofdwerkruimte voor dagelijkse documentbewerkingen in Blueputto. Hier bakenen teams werk af per map, maken ze nieuwe documenten, bekijken ze bestaande records en openen ze één document voor diepgaandere bewerking.
Het staat boven de meer gedetailleerde ervaring voor één document in Document Editor, terwijl het aanmaken, dupliceren, exporteren en opschonen van documenten toch binnen handbereik blijft.
Mappen bakenen de werkruimte af
De pagina Documents is georganiseerd als een tweedelige werkruimte. Links werken teams met mappen. Rechts werken ze met de documenten binnen de geselecteerde map.
Die indeling houdt de documenttabel gericht. In plaats van één lange organisatiebrede lijst laat Blueputto gebruikers eerst de werkruimte per map verfijnen en daarna de documenten bekijken die bij dat deel van het werk horen.
In de huidige implementatie ondersteunt het mappenpaneel:
zoeken in mappen,
documentaantallen per map,
mapselectie,
bulkverwijdering van mappen,
en een speciale groep voor documenten zonder map.
Op desktop verschijnt dit als een gesplitste weergave. Op mobiel opent de mapzijde in een paneel, waardoor de structuur bruikbaar blijft zonder de documentenlijst te verliezen.
Documenten maken, bekijken en erop handelen
De bovenste actie opent een aanmaakflow voor een nieuw document. Teams kunnen beginnen met een leeg concept of een actieve documentsjabloon hergebruiken wanneer sjablonen beschikbaar zijn in het organisatieplan.
Zodra een map is geselecteerd, wordt het gemaakte document automatisch in die map geplaatst. Dat houdt de werkruimte praktisch voor teams die het werk al structureren per afdeling, project of recordtype.
De documenttabel zelf is gebouwd voor operationeel gebruik. Elke rij toont praktische informatie zoals:
naam,
status,
labels,
en auteur.
Vanuit de tabel kunnen teams:
een document openen,
het exporteren als A4-pdf,
het dupliceren,
conceptdocumenten naar de prullenbak verplaatsen,
en geselecteerde documentbatches naar de prullenbak verplaatsen.
Die balans is belangrijk. Documents is niet alleen een oppervlak om te bladeren. Het is ook de plek waar terugkerende documentacties snel plaatsvinden zonder elk record één voor één te openen.
Leidt direct naar de documentwerkruimte
Door op een rij te klikken wordt de werkruimte voor één document geopend. Van daaruit gaan teams verder met uitgebreide bewerking, documentinstellingen, labels, bijlagen, handtekeningen en links naar gerelateerde items.
Dat maakt Documents het belangrijkste operationele oppervlak voor documentbeheer, terwijl Document Editor de plek is waar het diepgaandere werk op recordniveau plaatsvindt.
