Підписи документів Blueputto: Електронні підписи з юридичною силою

Blueputto можна використовувати для укладення електронних договорів, що мають юридичну силу. Це не неформальне «натиснути для схвалення»: кожен підпис фіксує чіткий намір особи підписати конкретну, незмінну версію документа разом із доказами, потрібними для підтвердження того, що сталося і коли.

Blueputto створено для договорів, продажів, передач, погоджень і внутрішніх записів, які можуть підписуватися електронно. У ЄС електронному підпису не може бути відмовлено в юридичній силі або визнанні як доказу лише тому, що він є електронним або не є кваліфікованим підписом. Це вихідна позиція, встановлена статтею 25(1) eIDAS.

Blueputto не надає AdES або QES. Такі рівні потрібні лише тоді, коли цього вимагає конкретний закон, орган, контрагент або договір; вони не є умовою чинності звичайних електронних договорів.

Що можна підписувати в Blueputto

Blueputto можна використовувати для повсякденних документів, які забезпечують роботу організації, зокрема:

• договорів купівлі або продажу товарів і послуг;

• договорів, а також актів передачі, приймання, позики, консигнації або звітів про стан індивідуально визначених творів мистецтва;

• протоколів доставки та приймання, погоджень закупівель, згод і підтверджень;

• внутрішніх протоколів, політик, рішень і маршрутів погодження; та

• договорів і записів, що використовуються компаніями, музеями, культурними установами, фондами, школами та організаціями публічного сектору у своїй звичайній діяльності.

Наприклад, договір про продаж або передачу конкретно визначеного твору мистецтва та пов’язаний із ним акт передачі можуть бути підписані в Blueputto, якщо не застосовується спеціальна форма. Відповідно до Цивільного кодексу Польщі, договір, який зобов’язує передати право власності на індивідуально визначену річ, зазвичай передає право власності, якщо спеціальне правило або сторони не передбачили інше. Спеціальна вимога нотаріальної форми стосується нерухомості, а не звичайних рухомих творів мистецтва. Див. статті 155 і 158 Цивільного кодексу.

Як і у випадку з паперовим договором, сторони мають бути належним чином ідентифіковані, особа, яка підписує від імені організації, повинна мати відповідні повноваження, а документ має містити чіткі умови. Якщо ці звичайні вимоги виконані й спеціальна форма не встановлена, підпис у Blueputto має юридичну силу та забезпечує надійний запис договору.

Документ Blueputto для передачі твору мистецтва, готовий до електронних підписів.

Що підтверджує підпис Blueputto

Коли особа підписує в Blueputto, сервіс створює запис, який може показати:

• точну версію документа, яка була подана на підпис;

• ім’я та електронну адресу, визначені для підписанта;

• що підписант контролював цю електронну скриньку, пройшовши перевірку одноразовим кодом;

• чітке підтвердження підписанта, що він або вона ознайомилися з документом і мали намір підписати його електронно; та

• дату, час і послідовність подій підписання.

Мета полягає не просто в тому, щоб зібрати клік. Мета — зберегти чіткий запис того, хто що прийняв, коли і через який перевірений шлях підписання. Цей запис можна подати разом із підписаним документом, якщо договір, погодження або згода згодом будуть поставлені під сумнів.

Панель підписання Blueputto, що показує хід підписання для кожного запрошеного підписанта.

Документ, який ви підписуєте, є незмінним

До надсилання запрошень Blueputto створює знімок документа: його назви, вмісту, полів і вбудованих медіа. Сервіс обчислює SHA-256-відбиток цього знімка та фіксує версію для підписання на весь час дії запиту.

Перед прийняттям кожного підпису Blueputto повторно обчислює відбиток. Якщо збережений знімок змінився, підписання зупиняється. Отже, документ не може бути непомітно замінений після того, як підписантів уже запрошено.

Якщо помилку виявлено до того, як хтось підписав, запит можна скасувати й надіслати виправлений. Після того як хтось підписав, запис зберігається. Документ можна анулювати із зазначенням причини, але докази виконаних дій не стираються.

Зовнішній вигляд підписання Blueputto, що показує зафіксований документ і його відбиток.

Свідомий і перевірений шлях підписання

Кожен зовнішній підписант отримує індивідуальне випадкове посилання-запрошення. Саме по собі це посилання не розкриває документ. Щоб переглянути його, одержувач повинен ввести шестизначний код з обмеженим строком дії, надісланий на електронну адресу, зазначену в запрошенні.

Після ознайомлення з незмінним знімком підписант активно підтверджує: «Я ознайомився/ознайомилася з цим знімком і маю намір підписати його електронно». Лише після цього підпис може бути завершений. Внутрішні підписанти також підтверджують дію одноразовим кодом.

Перевірка електронної пошти підтверджує контроль над зазначеною електронною скринькою. Вона не є перевіркою особи на рівні державної ідентифікації або доказом повноважень особи представляти компанію. Якщо повноваження мають значення, організація повинна перевіряти їх так само, як і для паперового договору.

Підтвердження підписання в Blueputto з одноразовим кодом і прапорцем згоди.

Докази, що підтверджують підпис

Blueputto зберігає журнал аудиту для всього запиту, включно зі створенням, доставкою та відкриттям запрошення, подіями перевірочного коду, підписанням, завершенням, скасуванням, анулюванням і відповідними сповіщеннями. Де це доступно, запис також містить час, учасника, IP-адресу та інформацію про браузер.

Для кожного завершеного підпису Blueputto також зберігає доказове значення HMAC-SHA-256. Воно пов’язує підписанта, призначену електронну адресу, відбиток документа, версію заяви про згоду, а також час перевірки й підписання. Це допомагає Blueputto виявляти втручання в докази, які він зберігає.

Зберігайте підписаний документ і запис підписання Blueputto разом. Вони показують повну картину: погоджений зміст, свідому дію підписанта та цілісність процесу.

Журнал аудиту Blueputto для завершеного запиту на підписання документа.

Коли Blueputto є правильним вибором

Той факт, що організація є публічною, державною або музеєм, сам по собі не заважає їй використовувати Blueputto. Музей або інша публічна установа може використовувати його для договорів, документації передачі та внутрішніх погоджень, які її правила дозволяють оформлювати електронно. Застосовується той самий практичний стандарт, що й у комерційній організації: зробіть документ зрозумілим, знайте, хто має повноваження підписувати, і використовуйте канал, необхідний для конкретної операції.

Для клієнтів у Польщі Blueputto розроблено так, щоб надавати докази, релевантні для правочинів, які можуть використовувати документальну форму: волевиявлення в документі способом, що дає змогу ідентифікувати особу, яка його зробила (стаття 77² Цивільного кодексу). Чинний консолідований текст Цивільного кодексу слід перевіряти там, де важлива конкретна форма.

Коли потрібен інший процес

Більшість договорів не потребують нотаріуса, свідка, апостиля чи реєстрації. Це не загальні винятки для Blueputto; це окремі вимоги, які застосовуються лише тоді, коли цього вимагає конкретний закон, орган, контрагент або договір.

Використовуйте потрібний спеціалізований процес, коли, наприклад:

• закон або договір сторін прямо вимагає письмової форми, QES, нотаріального акта, засвідчення свідком або іншої встановленої форми;

• документ має бути поданий через судову, державну, податкову, закупівельну або галузеву систему; або

• реєстр, контрагент або регулятор встановлює власні вимоги до ідентифікації, сертифікатів, подання або зберігання.

У таких випадках Blueputto все одно може бути корисним для підготовки документа, збору внутрішніх погоджень і збереження запису робочого процесу. Він не замінює обов’язковий канал подання, реєстрації або регульованого підписання.

Апостиль або легалізація — це окремий процес автентифікації для певних офіційних документів, що використовуються за кордоном; це не «сильніша» версія електронного підпису. Так само підписання документа саме по собі не подає його до реєстру чи органу.

Використовуйте Blueputto впевнено

Перш ніж надсилати запит:

• зробіть документ остаточним і чітко зазначте сторони, ролі, умови та додатки;

• запросіть кожну особу за електронною адресою, яку вона контролює;

• перевірте повноваження на підписання для осіб, які діють від імені організації;

• погодьте електронне підписання з іншою стороною, якщо це корисно; та

• зберігайте підписаний документ і запис підписання протягом необхідного строку.

Для звичайних електронних договорів Blueputto дає обом сторонам щось набагато краще, ніж електронний лист без відстеження: незмінний документ, чіткий намір, перевірений доступ і повний аудиторський запис.

Часті запитання

Довідкові матеріали

• Регламент eIDAS — стаття 25

• Цивільний кодекс Польщі — консолідований текст, статті 77², 78¹, 155 і 158