Blueputto podpisy dokumentów: podpisy elektroniczne ze skutkiem prawnym

Blueputto może być używane do zawierania prawnie skutecznych umów elektronicznych. Nie jest to nieformalny „klik akceptacji”: każdy podpis rejestruje wyraźny zamiar danej osoby do podpisania konkretnej, niezmiennej wersji dokumentu, wraz z dowodami potrzebnymi do wykazania, co się wydarzyło i kiedy.

Blueputto zostało stworzone do umów, sprzedaży, przekazań, akceptacji i wewnętrznych zapisów, które mogą być podpisywane elektronicznie. W UE podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu wyłącznie dlatego, że ma postać elektroniczną lub nie jest podpisem kwalifikowanym. To punkt wyjścia określony w art. 25 ust. 1 eIDAS.

Blueputto nie zapewnia AdES ani QES. Te poziomy są potrzebne tylko wtedy, gdy wymaga ich konkretny przepis, organ, kontrahent lub umowa; nie są warunkiem skuteczności zwykłych umów elektronicznych.

Co można podpisywać w Blueputto

Blueputto może być używane do codziennych dokumentów, które zapewniają sprawne funkcjonowanie organizacji, w tym:

• umów sprzedaży lub zakupu towarów i usług;

• umów oraz protokołów przekazania, odbioru, użyczenia, komisu lub raportów stanu dotyczących indywidualnie oznaczonych dzieł sztuki;

• protokołów dostawy i odbioru, akceptacji zakupów, zgód i potwierdzeń;

• wewnętrznych protokołów, polityk, uchwał i obiegów akceptacyjnych; oraz

• umów i zapisów używanych przez spółki, muzea, instytucje kultury, fundacje, szkoły i organizacje sektora publicznego w ich zwykłej działalności.

Na przykład umowa sprzedaży lub przeniesienia konkretnie oznaczonego dzieła sztuki oraz powiązany protokół przekazania mogą zostać podpisane w Blueputto, jeżeli nie ma zastosowania szczególna forma. Zgodnie z polskim Kodeksem cywilnym umowa zobowiązująca do przeniesienia własności rzeczy oznaczonej co do tożsamości co do zasady przenosi własność, chyba że przepis szczególny albo strony postanowią inaczej. Szczególna zasada wymagająca formy aktu notarialnego dotyczy nieruchomości, a nie zwykłych ruchomych dzieł sztuki. Zob. art. 155 i 158 Kodeksu cywilnego.

Podobnie jak w przypadku umowy papierowej, strony muszą być prawidłowo zidentyfikowane, osoba podpisująca w imieniu organizacji musi być umocowana, a dokument musi zawierać jasne warunki. Gdy te zwykłe wymagania są spełnione i nie jest wymagana szczególna forma, podpis Blueputto wywołuje skutek prawny i stanowi mocny zapis zawarcia umowy.

Dokument Blueputto do przekazania dzieła sztuki, gotowy do podpisów elektronicznych.

Co potwierdza podpis Blueputto

Gdy osoba podpisuje w Blueputto, usługa tworzy zapis, który może wykazać:

• dokładną wersję dokumentu przedstawioną do podpisu;

• imię i nazwisko oraz adres e-mail wskazane dla podpisującego;

• że podpisujący kontrolował tę skrzynkę e-mail, przechodząc weryfikację jednorazowym kodem;

• wyraźne potwierdzenie podpisującego, że zapoznał się z dokumentem i zamierza podpisać go elektronicznie; oraz

• datę, godzinę i sekwencję zdarzeń związanych z podpisaniem.

Celem nie jest jedynie zebranie kliknięcia. Chodzi o zachowanie jasnego zapisu tego, kto zaakceptował co, kiedy i w ramach jakiej zweryfikowanej ścieżki podpisu. Taki zapis może zostać przedstawiony wraz z podpisanym dokumentem, jeśli umowa, akceptacja lub zgoda zostaną później zakwestionowane.

Panel podpisywania Blueputto pokazujący postęp każdego zaproszonego sygnatariusza.

Dokument, który podpisujesz, jest niezmienny

Przed wysłaniem zaproszeń Blueputto tworzy migawkę dokumentu: jego tytułu, treści, pól i osadzonych mediów. Oblicza odcisk SHA-256 tej migawki i blokuje wersję do podpisu na czas trwania żądania.

Przed przyjęciem każdego podpisu Blueputto ponownie oblicza odcisk. Jeżeli zapisana migawka uległa zmianie, podpisywanie zostaje zatrzymane. Dokument nie może więc zostać po cichu podmieniony po zaproszeniu podpisujących.

Jeśli błąd zostanie wykryty, zanim ktokolwiek podpisze, żądanie można anulować i wysłać poprawione. Gdy ktoś już podpisał, zapis zostaje zachowany. Dokument można unieważnić z podaniem przyczyny, ale dowody wykonanych działań nie są usuwane.

Zewnętrzny widok podpisywania Blueputto pokazujący niezmienny dokument i jego odcisk cyfrowy.

Świadoma i zweryfikowana ścieżka podpisu

Każdy zewnętrzny podpisujący otrzymuje indywidualny, losowy link z zaproszeniem. Sam link nie ujawnia dokumentu. Aby go wyświetlić, odbiorca musi wpisać ograniczony czasowo, sześciocyfrowy kod wysłany na adres e-mail wskazany w zaproszeniu.

Po zapoznaniu się z niezmienną migawką podpisujący aktywnie potwierdza: „Zapoznałem(-am) się z tą migawką i zamierzam podpisać ją elektronicznie.” Dopiero wtedy podpis może zostać ukończony. Podpisujący wewnętrzni również potwierdzają działanie jednorazowym kodem.

Weryfikacja e-mail potwierdza kontrolę nad wskazaną skrzynką odbiorczą. Nie oznacza jednak rządowej weryfikacji tożsamości ani dowodu umocowania danej osoby do reprezentowania spółki. Tam, gdzie umocowanie ma znaczenie, organizacja powinna je zweryfikować tak samo, jak zrobiłaby to przy umowie papierowej.

Potwierdzenie podpisu Blueputto z kodem jednorazowym i polem wyboru zgody.

Dowody stojące za podpisem

Blueputto zachowuje ścieżkę audytu dla całego żądania, w tym utworzenia, dostarczenia i otwarcia zaproszenia, zdarzeń związanych z kodem weryfikacyjnym, podpisania, ukończenia, anulowania, unieważnienia oraz odpowiednich powiadomień. Tam, gdzie są dostępne, zapis obejmuje także czas, uczestnika, adres IP i informacje o przeglądarce.

Dla każdego ukończonego podpisu Blueputto przechowuje również wartość dowodową HMAC-SHA-256. Wiąże ona podpisującego, przypisany adres e-mail, odcisk dokumentu, wersję oświadczenia zgody oraz czasy weryfikacji i podpisania. Pomaga to Blueputto wykrywać manipulacje w zachowywanych dowodach.

Przechowuj podpisany dokument i jego zapis podpisania Blueputto razem. Razem opowiadają pełną historię: uzgodnioną treść, świadome działanie podpisującego i integralność procesu.

Ścieżka audytu Blueputto dla ukończonego żądania podpisu dokumentu.

Kiedy Blueputto jest właściwym wyborem

To, że organizacja jest publiczna, państwowa lub jest muzeum, samo w sobie nie uniemożliwia jej korzystania z Blueputto. Muzeum lub inna instytucja publiczna może używać go do umów, dokumentacji przekazań i wewnętrznych akceptacji, które zgodnie z jej zasadami mogą być dokonywane elektronicznie. Obowiązuje ten sam praktyczny standard co w organizacji komercyjnej: dokument powinien być jasny, należy wiedzieć, kto jest uprawniony do podpisu, i użyć kanału wymaganego dla danej transakcji.

Dla klientów w Polsce Blueputto zostało zaprojektowane tak, aby dostarczać dowody istotne dla transakcji, które mogą wykorzystywać formę dokumentową: oświadczenie złożone w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie (art. 77² Kodeksu cywilnego). Należy sprawdzić aktualny tekst jednolity Kodeksu cywilnego, jeżeli w danym przypadku istotna jest określona forma.

Kiedy wymagany jest inny proces

Większość umów nie wymaga notariusza, świadka, apostille ani rejestracji. Nie są to ogólne wyłączenia z Blueputto; są to odrębne wymagania, które mają zastosowanie tylko wtedy, gdy wymaga ich konkretny przepis, organ, kontrahent lub umowa.

Użyj wymaganego specjalistycznego procesu, gdy na przykład:

• przepis prawa lub umowa stron wyraźnie wymaga formy pisemnej, QES, aktu notarialnego, poświadczenia przez świadka lub innej wymaganej formy;

• dokument musi zostać złożony za pośrednictwem systemu sądowego, rządowego, podatkowego, zakupowego lub branżowego; lub

• rejestr, kontrahent lub organ regulacyjny określa własne wymagania dotyczące tożsamości, certyfikatu, złożenia lub przechowywania.

W takich przypadkach Blueputto nadal może być przydatne do przygotowania dokumentu, zebrania wewnętrznych akceptacji i zachowania zapisu przebiegu procesu. Nie zastępuje ono wymaganego złożenia, rejestracji ani regulowanego kanału podpisu.

Apostille lub legalizacja to odrębny proces uwierzytelniania niektórych dokumentów urzędowych używanych za granicą; nie jest to silniejsza wersja podpisu elektronicznego. Podobnie samo podpisanie dokumentu nie oznacza jeszcze jego złożenia do rejestru ani organu.

Korzystaj z Blueputto z pewnością

Przed wysłaniem żądania:

• dopracuj dokument do ostatecznej wersji i jasno wskaż strony, role, warunki i załączniki;

• zaproś każdą osobę fizyczną na kontrolowany przez nią adres e-mail;

• sprawdź umocowanie osób działających w imieniu organizacji;

• uzgodnij podpis elektroniczny z drugą stroną, gdy jest to przydatne; oraz

• przechowuj podpisany dokument i zapis podpisania przez wymagany okres.

W przypadku zwykłych umów elektronicznych Blueputto daje obu stronom coś znacznie lepszego niż nieśledzony e-mail: niezmienny dokument, wyraźny zamiar, zweryfikowany dostęp i pełny zapis audytowy.

Najczęściej zadawane pytania

Materiały referencyjne

• Rozporządzenie eIDAS — art. 25

• Kodeks cywilny — tekst jednolity, art. 77², 78¹, 155 i 158