Podpisy dokumentů Blueputto: Elektronické podpisy s právní účinností

Blueputto lze použít k uzavírání právně účinných elektronických dohod. Nejde o neformální „kliknutí pro schválení“: každý podpis zaznamenává výslovný úmysl osoby podepsat konkrétní, neměnnou verzi dokumentu spolu s důkazy potřebnými k prokázání toho, co se stalo a kdy.

Blueputto je určeno pro smlouvy, prodeje, předání, schválení a interní záznamy, které lze podepisovat elektronicky. V EU nelze elektronickému podpisu upřít právní účinek ani jej odmítnout jako důkaz pouze proto, že je elektronický nebo že nejde o kvalifikovaný podpis. To je výchozí pravidlo stanovené v článku 25 odst. 1 eIDAS.

Blueputto neposkytuje AdES ani QES. Tyto úrovně jsou potřeba pouze tam, kde je vyžaduje konkrétní zákon, orgán, smluvní strana nebo dohoda; nejsou podmínkou účinnosti běžných elektronických dohod.

Co můžete v Blueputto podepisovat

Blueputto lze používat pro každodenní dokumenty, které udržují organizaci v chodu, včetně:

• smluv o prodeji nebo nákupu zboží a služeb;

• dohod a předávacích, příjmových, zápůjčních, konsignačních nebo stavových protokolů pro individuálně určená umělecká díla;

• dodacích a akceptačních protokolů, schválení nákupů, souhlasů a potvrzení;

• interních protokolů, politik, usnesení a schvalovacích workflow; a

• dohod a záznamů používaných společnostmi, muzei, kulturními institucemi, nadacemi, školami a organizacemi veřejného sektoru při jejich běžné činnosti.

Například smlouvu o prodeji nebo převodu konkrétně určeného uměleckého díla a související předávací protokol lze v Blueputto podepsat tam, kde se neuplatní zvláštní forma. Podle polského občanského zákoníku smlouva zavazující k převodu vlastnictví individuálně určené věci obecně převádí vlastnictví, pokud zvláštní pravidlo nebo strany nestanoví jinak. Zvláštní pravidlo o notářské formě se týká nemovitostí, nikoli běžných movitých uměleckých děl. Viz články 155 a 158 občanského zákoníku.

Stejně jako u listinné smlouvy musí být strany řádně identifikovány, osoba podepisující za organizaci musí být oprávněna a dokument musí obsahovat jasné podmínky. Jsou-li tyto běžné požadavky splněny a není předepsána zvláštní forma, má podpis Blueputto právní účinek a poskytuje silný záznam o dohodě.

Dokument Blueputto pro předání uměleckého díla, připravený k elektronickým podpisům.

Co podpis Blueputto prokazuje

Když osoba podepisuje v Blueputto, služba vytvoří záznam, který může prokázat:

• přesnou verzi dokumentu, která byla předložena k podpisu;

• jméno a e-mailovou adresu určenou pro podepisujícího;

• že podepisující ovládal tuto e-mailovou schránku tím, že dokončil kontrolu jednorázovým kódem;

• výslovné potvrzení podepisujícího, že dokument zkontroloval a zamýšlel jej elektronicky podepsat; a

• datum, čas a posloupnost podpisových událostí.

Nejde jen o zaznamenání kliknutí. Cílem je uchovat jasný záznam o tom, kdo co přijal, kdy a prostřednictvím jaké ověřené podpisové cesty. Tento záznam lze předložit spolu s podepsaným dokumentem, pokud je dohoda, schválení nebo souhlas později zpochybněn.

Panel podepisování Blueputto zobrazující průběh každého pozvaného podepisujícího.

Dokument, který podepisujete, je neměnný

Před odesláním pozvánek Blueputto vytvoří snapshot dokumentu: jeho název, obsah, pole a vložená média. Vypočítá otisk SHA-256 tohoto snapshotu a uzamkne podpisovou verzi po dobu trvání požadavku.

Před přijetím každého podpisu Blueputto otisk znovu vypočítá. Pokud se uložený snapshot změnil, podepisování se zastaví. Dokument proto nelze po pozvání podepisujících nenápadně nahradit.

Pokud je předtím, než kdokoli podepíše, nalezena chyba, lze požadavek zrušit a odeslat opravený. Jakmile někdo podepíše, záznam zůstává uchován. Dokument lze zneplatnit s uvedením důvodu, ale důkazy o provedených úkonech se nemažou.

Externí zobrazení podepisování Blueputto ukazující finální dokument a jeho otisk.

Záměrná a ověřená podpisová cesta

Každý externí podepisující obdrží individuální náhodný odkaz v pozvánce. Samotný odkaz dokument nezpřístupňuje. Pro jeho zobrazení musí příjemce zadat časově omezený šestimístný kód zaslaný na e-mailovou adresu uvedenou v pozvánce.

Po kontrole neměnného snapshotu podepisující aktivně potvrdí: „Zkontroloval(a) jsem tento snapshot a zamýšlím jej elektronicky podepsat.“ Teprve poté lze podpis dokončit. Interní podepisující také potvrzují akci jednorázovým kódem.

Ověření e-mailem potvrzuje kontrolu nad určenou schránkou. Netvrdí, že jde o státní ověření totožnosti nebo důkaz oprávnění osoby zastupovat společnost. Tam, kde je oprávnění důležité, by jej organizace měla ověřit stejným způsobem jako u listinné dohody.

Potvrzení podpisu Blueputto s jednorázovým kódem a zaškrtávacím políčkem souhlasu.

Důkazy stojící za podpisem

Blueputto uchovává auditní stopu pro celý požadavek, včetně vytvoření, doručení a otevření pozvánky, událostí ověřovacích kódů, podepsání, dokončení, zrušení, zneplatnění a relevantních oznámení. Pokud jsou k dispozici, záznam zahrnuje také čas, účastníka, IP adresu a informace o prohlížeči.

Pro každý dokončený podpis Blueputto také ukládá důkazní hodnotu HMAC-SHA-256. Ta váže podepisujícího, přiřazenou e-mailovou adresu, otisk dokumentu, verzi prohlášení o souhlasu a časy ověření a podpisu. To pomáhá Blueputto odhalit manipulaci s důkazy, které uchovává.

Podepsaný dokument a jeho podpisový záznam Blueputto uchovávejte společně. Vyprávějí celý příběh: dohodnutý obsah, vědomý úkon podepisujícího a integritu procesu.

Auditní stopa Blueputto pro dokončenou žádost o podpis dokumentu.

Kdy je Blueputto správnou volbou

Skutečnost, že je organizace veřejná, státní nebo muzeum, sama o sobě nebrání jejímu využití Blueputto. Muzeum nebo jiná veřejná instituce jej může používat pro smlouvy, předávací dokumentaci a interní schválení, která její pravidla umožňují uzavírat elektronicky. Platí stejný praktický standard jako v obchodní organizaci: dokument musí být jasný, je třeba vědět, kdo je oprávněn podepisovat, a použít kanál vyžadovaný pro danou konkrétní transakci.

Pro zákazníky v Polsku je Blueputto navrženo tak, aby poskytovalo důkazy relevantní pro transakce, které mohou využívat dokumentovou formu: prohlášení v dokumentu způsobem, který umožňuje identifikovat osobu, která jej činí (článek 77² občanského zákoníku). Tam, kde je důležitá konkrétní forma, je třeba ověřit aktuální konsolidované znění občanského zákoníku.

Kdy je vyžadován jiný postup

Většina dohod nevyžaduje notáře, svědka, apostilu ani registraci. Nejde o obecná omezení Blueputto; jsou to samostatné požadavky, které se uplatní pouze tehdy, když je vyžaduje konkrétní zákon, orgán, smluvní strana nebo dohoda.

Použijte požadovaný specializovaný postup například tehdy, když:

• zákon nebo dohoda stran výslovně vyžaduje písemnou formu, QES, notářský zápis, svědecké ověření nebo jinou předepsanou formu;

• dokument musí být podán prostřednictvím soudního, vládního, daňového, zadávacího nebo oborově specifického systému; nebo

• rejstřík, smluvní strana nebo regulátor stanoví vlastní požadavky na identitu, certifikát, podání nebo uchovávání.

V těchto případech může být Blueputto stále užitečné pro přípravu dokumentu, shromažďování interních schválení a uchovávání záznamu workflow. Nenahrazuje požadované podání, registraci ani regulovaný podpisový kanál.

Apostila nebo legalizace je samostatný proces ověření pro určité veřejné listiny používané v zahraničí; nejde o silnější verzi elektronického podpisu. Stejně tak podpis dokumentu sám o sobě neznamená jeho podání do rejstříku nebo k orgánu.

Používejte Blueputto s jistotou

Před odesláním požadavku:

• dokončete dokument a jasně uveďte strany, role, podmínky a přílohy;

• pozvěte každou jednotlivou osobu na e-mailovou adresu, kterou ovládá;

• ověřte podpisové oprávnění osob jednajících za organizaci;

• dohodněte elektronické podepisování s druhou stranou, je-li to užitečné; a

• uchovávejte podepsaný dokument a podpisový záznam po požadovanou dobu.

Pro běžné elektronické dohody dává Blueputto oběma stranám něco mnohem lepšího než nesledovaný e-mail: neměnný dokument, výslovný úmysl, ověřený přístup a úplný auditní záznam.

Často kladené otázky

Referenční materiály

• Nařízení eIDAS — článek 25

• Polský občanský zákoník — konsolidované znění, články 77², 78¹, 155 a 158