Belge Şablonları
Blueputto'da yeniden kullanılabilir belge şablonları oluşturarak onayları, sözleşmeleri, raporları ve başvuru formlarını düzenlenebilir varsayılanlar ve meta verilerle standartlaştırın.
Grzegorz
Document Templates, Blueputto’da belge çalışmaları için yeniden kullanılabilir başlangıç noktası sistemidir. Ekipler her seferinde aynı taslak yapısını baştan kurmak yerine, tekrar kullanılabilir şablonları bir kez tanımlayıp yeni belgeler oluştururken bunları yeniden kullanabilir.
Bu özellikle onaylar, sözleşmeler, raporlar ve başvuru formları gibi yinelenen operasyonel kayıtlar için önemlidir. Bu özellik, yeni taslakların başladığı Documents ile asıl belge çalışmasının sürdüğü Document Editor arasında konumlanır.
Tekrarlanabilir belge başlangıçları için yeniden kullanılabilir bir kütüphane
Document Templates, özel bir ayarlar alanından yönetilir. Mevcut uygulamada Scale planında kullanılabilir ve kütüphane şu unsurlar etrafında şekillenir:
şablon adı,
kısa açıklama,
aktif veya pasif durumu,
mevcut şablonlar arasında arama,
ve oluşturma veya silme işlemleri.
Bu aktif durum önemlidir. Yalnızca aktif şablonlar yeni belge oluşturma akışında sunulur; bu da seçiciyi eski başlangıç noktalarıyla doldurmak yerine kullanışlı tutar.
Bir kullanıcı Documents üzerinden yeni bir belge oluşturduğunda, Blueputto boş bir taslak veya o anda aktif olan şablonlardan birini sunabilir. Bu, şablon yönetimini yalnızca bir yönetici listesi olmaktan çıkarıp operasyonel bir iş akışı özelliğine dönüştürür.
Bir şablonun silinmesi de bilinçli olarak sınırlandırılmıştır. Bu şablondan daha önce oluşturulmuş mevcut belgeler sonradan yeniden yazılmaz; bu da her canlı belgeyi sonsuza kadar değişebilir bir kaynağa bağlamaktan daha güvenli bir temizlik sağlar.
Her şablon kendi düzenleyicisinde açılır
Bir şablonu açmak, birkaç metin girdisi içeren küçük bir modal pencereye götürmez. Blueputto, belge şablonlarına kendi çalışma alanını verir; böylece bunlar basit hazır ayarlar yerine gerçek, yeniden kullanılabilir kayıtlar gibi hissedilir.
Mevcut uygulamada şablon düzenleyici şunları destekler:
doğrudan şablon adlandırma,
ana işlem alanından kaydetme,
aktif veya pasif anahtarları,
şablon silme,
ve varsayılanlar için özel bir yan panel.
Bu yapı önemlidir çünkü bir belge şablonu bir başlıktan fazlasıdır. Bir ekibin gelecekteki birçok taslakta tekrar etmek istediği editoryal ve operasyonel varsayılanları taşıyabilir.
Sonuç olarak, şablonların zaman içinde sürdürülebilir kalabildiği bir iş akışı ortaya çıkar. Ekipler, şablon tasarımı ile canlı belge yürütmesi arasındaki ayrımı kaybetmeden, süreçleri değiştikçe bir başlangıç noktasını iyileştirebilir.
Varsayılanlar yapı, sahiplik ve meta verileri kapsar
Yan panel, Document Templates’ın özellikle faydalı hale geldiği yerdir. Blueputto, ekiplerin bir taslak bu şablondan oluşturulduğunda her seferinde görünmesi gereken varsayılanları tanımlamasına olanak tanır.
Mevcut uygulamada şablon varsayılanları şunları içerir:
açıklama,
varsayılan yazar,
yeniden kullanılabilir etiketler,
ve özel meta veri alanları.
Meta veri alanları burada özellikle önemlidir. Ekipler bu alanları doğrudan şablon içinde ekleyebilir, düzenleyebilir, silebilir ve yeniden sıralayabilir; bu da ondan oluşturulan her yeni belgenin, aynı yapılandırılmış girdiler önceden hazırlanmış şekilde başlaması anlamına gelir.
Bu, Document Templates’ı serbest biçimli yazım ile daha kontrollü kayıt tasarımı arasında pratik bir köprü haline getirir. Bir ekip hangi etiketlerin uygulanması gerektiğine, kaydın normalde kime ait olduğuna ve hangi meta veri alanlarının önemli olduğuna bir kez karar verebilir, ardından bu düzeni birçok yeni taslakta yeniden kullanabilir.
Tekrarlanabilir onay akışlarına sahip kuruluşlar için bu aynı anda iki yönden zaman kazandırır: taslak nihai biçime daha yakın başlar ve ekip oluşturma sonrasında eksik yapıyı düzeltmek için daha az çaba harcar.
