Szablony dokumentów
Twórz wielokrotnego użytku szablony dokumentów w Blueputto, aby standaryzować zatwierdzenia, umowy, raporty i formularze zgłoszeniowe za pomocą edytowalnych ustawień domyślnych oraz metadanych.
Grzegorz
Szablony dokumentów to system wielokrotnego użytku do rozpoczynania pracy nad dokumentami w Blueputto. Zamiast za każdym razem odtwarzać tę samą strukturę szkicu, zespoły mogą raz zdefiniować powtarzalne szablony i używać ich ponownie podczas tworzenia nowych dokumentów.
Ma to największe znaczenie w przypadku cyklicznych dokumentów operacyjnych, takich jak zatwierdzenia, umowy, raporty i formularze przyjęcia. Funkcja ta znajduje się pomiędzy Documents, gdzie rozpoczyna się tworzenie nowych szkiców, a Document Editor, gdzie trwa właściwa praca nad dokumentem.
Biblioteka wielokrotnego użytku dla powtarzalnych początków dokumentów
Szablonami dokumentów zarządza się z poziomu dedykowanego obszaru ustawień. W obecnej implementacji są one dostępne w planie Scale, a biblioteka koncentruje się na:
nazwie szablonu,
krótkim opisie,
statusie aktywny lub nieaktywny,
wyszukiwaniu wśród istniejących szablonów,
oraz działaniach tworzenia i usuwania.
Ten status aktywności jest ważny. Tylko aktywne szablony są oferowane w procesie tworzenia nowego dokumentu, co sprawia, że selektor pozostaje praktyczny zamiast zapełniać się nieaktualnymi punktami wyjścia.
Gdy użytkownik tworzy nowy dokument z poziomu Documents, Blueputto może zaoferować pusty szkic albo jeden z aktualnie aktywnych szablonów. To sprawia, że zarządzanie szablonami staje się elementem operacyjnego przepływu pracy, a nie tylko listą administracyjną.
Usuwanie szablonu również ma celowo ograniczony zakres. Istniejące dokumenty, które zostały już utworzone na podstawie tego szablonu, nie są później przepisywane, co sprawia, że porządki są bezpieczniejsze niż w przypadku trwałego powiązania każdego aktywnego dokumentu ze zmiennym źródłem.
Każdy szablon otwiera się we własnym edytorze
Otwarcie szablonu nie prowadzi do małego modala z kilkoma polami tekstowymi. Blueputto daje szablonom dokumentów własną przestrzeń roboczą, dzięki czemu wyglądają jak rzeczywiste rekordy wielokrotnego użytku, a nie proste presety.
W obecnej implementacji edytor szablonów obsługuje:
bezpośrednie nadawanie nazwy szablonowi,
zapisywanie z głównego obszaru działań,
przełączniki aktywny lub nieaktywny,
usuwanie szablonu,
oraz dedykowany panel boczny dla ustawień domyślnych.
Ta struktura ma znaczenie, ponieważ szablon dokumentu to coś więcej niż tytuł. Może zawierać redakcyjne i operacyjne ustawienia domyślne, które zespół chce powtarzać w wielu przyszłych szkicach.
Efektem jest przepływ pracy, w którym szablony pozostają łatwe w utrzymaniu wraz z upływem czasu. Zespoły mogą udoskonalać punkt wyjścia wraz ze zmianami procesu, nie tracąc rozdziału między projektowaniem szablonu a realizacją aktywnych dokumentów.
Ustawienia domyślne obejmują strukturę, właściciela i metadane
Panel boczny to miejsce, w którym Szablony dokumentów stają się szczególnie przydatne. Blueputto pozwala zespołom definiować ustawienia domyślne, które powinny pojawiać się za każdym razem, gdy na podstawie danego szablonu tworzony jest szkic.
W obecnej implementacji ustawienia domyślne szablonu obejmują:
opis,
domyślnego autora,
etykiety wielokrotnego użytku,
oraz niestandardowe pola metadanych.
Pola metadanych są tu szczególnie ważne. Zespoły mogą dodawać, edytować, usuwać i zmieniać kolejność tych pól bezpośrednio w szablonie, co oznacza, że każdy nowy dokument utworzony na jego podstawie może zaczynać z już przygotowanymi tymi samymi ustrukturyzowanymi danymi wejściowymi.
To sprawia, że Szablony dokumentów są praktycznym pomostem między swobodnym pisaniem a bardziej kontrolowanym projektowaniem rekordów. Zespół może raz zdecydować, które etykiety powinny zostać zastosowane, kto zwykle odpowiada za rekord i które pola metadanych mają znaczenie, a następnie wielokrotnie wykorzystywać tę konfigurację w wielu nowych szkicach.
W organizacjach z powtarzalnymi przepływami zatwierdzeń oszczędza to czas na dwa sposoby jednocześnie: szkic zaczyna bliżej finalnego kształtu, a zespół poświęca mniej wysiłku na korygowanie brakującej struktury po utworzeniu.
