Foldery
Foldery Blueputto porządkują dokumenty, wyznaczają zakres przestrzeni roboczej, wspierają dostęp oparty na zespołach i utrzymują uporządkowaną strukturę rekordów według projektu, obszaru lub właściciela.
Grzegorz
Foldery są główną warstwą strukturalną organizacji dokumentów w Blueputto. Grupują powiązane rekordy, wyznaczają zakres przestrzeni roboczej Documents i pomagają zespołom oddzielać pracę nad dokumentami według obszaru, projektu lub właściciela.
To ma znaczenie, ponieważ Blueputto nie traktuje zarządzania dokumentami jako jednej płaskiej listy obejmującej całą organizację. Foldery nadają części produktu związanej z dokumentami stabilną strukturę jeszcze zanim zespoły otworzą pojedynczy rekord.
Foldery wyznaczają zakres przestrzeni roboczej dokumentów
Foldery pojawiają się bezpośrednio w przestrzeni roboczej Documents jako pierwszy krok nawigacji. Zespoły najpierw wybierają folder, a następnie pracują z dokumentami w obrębie tego wycinka pracy.
Taki układ sprawia, że tabela dokumentów pozostaje praktyczna. Zamiast przeglądać każdy rekord w organizacji, użytkownicy mogą od razu zawęzić widok według folderu i pracować w mniejszym kontekście operacyjnym.
W obecnej implementacji część dotycząca folderów obsługuje:
wyszukiwanie,
liczbę dokumentów,
wybór folderu,
zbiorcze usuwanie folderów,
oraz wydzielony zasobnik na dokumenty bez folderu.
Dzięki temu foldery stają się czymś więcej niż etykietą. To główny sposób, w jaki Blueputto określa zakres codziennego przeglądania dokumentów.
Zarządzane centralnie w ustawieniach
Folderami zarządza się także z poziomu dedykowanej strony ustawień. To tam organizacje tworzą nowe foldery, zmieniają ich nazwy, dodają opisy i sprawdzają, ile dokumentów obecnie należy do każdego z nich.
W obecnej implementacji zarządzanie folderami koncentruje się na:
nazwie,
opisie,
liczbie dokumentów,
wyszukiwaniu wśród istniejących folderów,
oraz bezpośrednich działaniach umożliwiających otwarcie przestrzeni roboczej dokumentów, edycję folderu lub jego usunięcie.
Ten podział jest przydatny w praktyce. Strona Documents jest zoptymalizowana pod kątem pracy operacyjnej, podczas gdy strona ustawień to miejsce, w którym utrzymuje się samą strukturę.
Przypisanie zespołu może zmienić foldery w granice dostępu
Foldery mogą być również połączone z Teams. Dzięki temu są przydatne nie tylko do organizacji, ale także do zawężania tego, kto powinien pracować w danym obszarze dokumentów.
Jest to szczególnie ważne, gdy różne działy lub grupy projektowe nie powinny działać w tej samej przestrzeni dokumentów. Folder może reprezentować zarówno grupowanie treści, jak i granicę odpowiedzialności.
Usunięcie folderu nie polega jedynie na usunięciu nazwy kontenera. W obecnej implementacji usunięcie folderu trwale usuwa sam folder i przenosi dokumenty z tego folderu do Trash. Dzięki temu porządkowanie folderów jest bezpieczniejsze, gdy zespoły przebudowują swój system dokumentów.
