Documenti
Blueputto Documents è lo spazio di lavoro principale per creare, sfogliare, organizzare, duplicare, esportare e gestire documenti per cartella.
Grzegorz
Documents è lo spazio di lavoro principale per le operazioni quotidiane sui documenti in Blueputto. È il luogo in cui i team definiscono il lavoro per cartella, creano nuovi documenti, consultano i record esistenti e aprono un documento per modificarlo più in profondità.
Si colloca sopra l'esperienza più dettagliata del singolo documento in Document Editor, mantenendo comunque a portata di mano la creazione, duplicazione, esportazione e pulizia dei documenti.
Le cartelle definiscono l'ambito dello spazio di lavoro
La pagina Documents è organizzata come uno spazio di lavoro in due parti. A sinistra, i team lavorano con le cartelle. A destra, lavorano con i documenti all'interno della cartella selezionata.
Questa disposizione mantiene focalizzata la tabella dei documenti. Invece di un unico lungo elenco esteso a tutta l'organizzazione, Blueputto consente agli utenti di restringere prima lo spazio di lavoro per cartella, quindi di esaminare i documenti che appartengono a quella porzione di lavoro.
Nell'implementazione attuale, il pannello delle cartelle supporta:
ricerca delle cartelle,
conteggio dei documenti per cartella,
selezione della cartella,
eliminazione massiva delle cartelle,
e un'area dedicata ai documenti senza cartella.
Su desktop questo appare come una vista divisa. Su mobile, il lato delle cartelle si apre in un pannello, mantenendo la struttura utilizzabile senza perdere l'elenco dei documenti.
Creare, consultare e agire sui documenti
L'azione in alto apre un flusso di creazione per un nuovo documento. I team possono iniziare da una bozza vuota o riutilizzare un modello di documento attivo quando i modelli sono disponibili nel piano dell'organizzazione.
Una volta selezionata una cartella, il documento creato viene avviato automaticamente all'interno di quella cartella. Questo rende lo spazio di lavoro pratico per i team che organizzano già il lavoro per reparto, progetto o tipo di record.
La tabella dei documenti stessa è progettata per un uso operativo. Ogni riga mostra informazioni pratiche come:
nome,
stato,
etichette,
e autore.
Dalla tabella, i team possono:
aprire un documento,
esportarlo come PDF A4,
duplicarlo,
spostare nel cestino i documenti in bozza,
e spostare nel cestino gruppi di documenti selezionati.
Questo equilibrio è importante. Documents non è solo una superficie di consultazione. È anche il luogo in cui le azioni ricorrenti sui documenti avvengono rapidamente senza aprire ogni record uno per uno.
Porta direttamente allo spazio di lavoro del documento
Facendo clic su una riga si apre lo spazio di lavoro del singolo documento. Da lì, i team passano alla modifica avanzata, alle impostazioni del documento, alle etichette, agli allegati, alle firme e ai collegamenti agli elementi correlati.
Questo rende Documents la principale superficie operativa per la gestione dei documenti, mentre Document Editor è il luogo in cui si svolge il lavoro più approfondito a livello di record.
