Cartelle
Le cartelle di Blueputto organizzano i documenti, delimitano l'area di lavoro, supportano l'accesso basato sui team e mantengono i record strutturati per progetto, area o proprietà.
Grzegorz
Le cartelle sono il principale livello strutturale per l'organizzazione dei documenti in Blueputto. Raggruppano record correlati, delimitano l'area di lavoro Documents e aiutano i team a mantenere il lavoro documentale separato per area, progetto o proprietà.
Questo è importante perché Blueputto non tratta la gestione dei documenti come un unico elenco piatto a livello organizzativo. Le cartelle offrono al lato documentale del prodotto una struttura stabile prima ancora che i team aprano un singolo record.
Le cartelle delimitano l'area di lavoro dei documenti
Le cartelle compaiono direttamente nell'area di lavoro Documents come primo passaggio di navigazione. I team scelgono prima una cartella, poi lavorano con i documenti all'interno di quella specifica porzione di lavoro.
Questa struttura mantiene pratica la tabella dei documenti. Invece di scorrere ogni record dell'organizzazione, gli utenti possono restringere subito la vista per cartella e lavorare all'interno di un contesto operativo più ristretto.
Nell'implementazione attuale, la parte relativa alle cartelle supporta:
ricerca,
conteggio dei documenti,
selezione delle cartelle,
eliminazione in blocco delle cartelle,
e un contenitore dedicato per i documenti senza cartella.
Questo rende le cartelle più di una semplice etichetta. Sono il modo principale in cui Blueputto delimita la consultazione quotidiana dei documenti.
Gestite centralmente nelle impostazioni
Le cartelle vengono gestite anche da una pagina dedicata nelle impostazioni. È qui che le organizzazioni creano nuove cartelle, le rinominano, aggiungono descrizioni e verificano quanti documenti appartengono attualmente a ciascuna di esse.
Nell'implementazione attuale, la gestione delle cartelle è incentrata su:
nome,
descrizione,
conteggio dei documenti,
ricerca tra le cartelle esistenti,
e azioni dirette per aprire l'area di lavoro dei documenti, modificare una cartella o eliminarla.
Questa distinzione è utile nella pratica. La pagina Documents è ottimizzata per il lavoro operativo, mentre la pagina delle impostazioni è il luogo in cui viene mantenuta la struttura stessa.
L'assegnazione ai team può trasformare le cartelle in confini di accesso
Le cartelle possono anche essere collegate ai Teams. Questo le rende utili non solo per l'organizzazione, ma anche per restringere chi dovrebbe lavorare all'interno di una determinata area documentale.
Questo è particolarmente importante quando reparti o gruppi di progetto diversi non dovrebbero operare tutti nello stesso spazio documentale. Una cartella può rappresentare sia un raggruppamento di contenuti sia un confine di proprietà.
Eliminare una cartella non rimuove soltanto il nome del contenitore. Nell'implementazione attuale, l'eliminazione di una cartella rimuove definitivamente la cartella stessa e sposta i documenti di quella cartella nel Trash. Questo rende più sicura la pulizia delle cartelle quando i team stanno riorganizzando il loro sistema documentale.
