Libellés
Les libellés Blueputto sont des étiquettes réutilisables pour les enregistrements de documents, aidant les équipes à s’organiser par sujet, flux de travail, priorité ou projet à travers les documents et les modèles.
Grzegorz
Les libellés sont les étiquettes réutilisables de Blueputto pour les enregistrements de documents. Ils aident les équipes à regrouper les documents par sujet, étape de flux de travail, projet, priorité ou toute autre étiquette transversale sans déplacer ces enregistrements dans différents dossiers.
Cela rend les libellés particulièrement utiles pour le travail documentaire qui nécessite plus d’une dimension d’organisation. Un dossier peut définir où un document appartient structurellement, tandis que les libellés décrivent de quoi parle ce document ou comment il doit être regroupé sur le plan opérationnel.
Balisage flexible pour les flux de travail documentaires
Les libellés sont conçus pour le balisage plutôt que pour définir l’état d’un document. Un même document peut porter plusieurs libellés à la fois, ce qui rend le système bien plus flexible qu’un champ à valeur unique.
Par exemple, un document peut être balisé en même temps avec Exhibition, Urgent et Legal Review. Cette combinaison aide les équipes à parcourir, filtrer et coordonner le travail sans modifier le statut principal de l’enregistrement du document ni son emplacement dans les dossiers.
Les libellés sont également visibles au-delà de l’enregistrement individuel. Dans l’implémentation actuelle, le tableau des documents comprend une colonne de libellés, afin que les équipes puissent repérer les documents balisés directement depuis l’espace de travail principal.
Gérés une seule fois, réutilisés dans tous les documents
La page des paramètres est l’endroit où les organisations créent des libellés, les renommment, choisissent des couleurs, ajoutent des descriptions et réorganisent la liste par glisser-déposer.
Ce contrôle centralisé est important, car les libellés sont surtout utiles lorsque le même vocabulaire est réutilisé partout au lieu d’être réinventé document par document.
Si un libellé est supprimé plus tard, Blueputto le retire de tous les documents qui l’utilisent, mais les documents eux-mêmes restent en place. Cela rend le nettoyage des libellés plus sûr que la modification des enregistrements un par un simplement pour supprimer une étiquette obsolète.
Utilisés dans l’édition de documents et les modèles
Les libellés sont appliqués directement dans Document Editor, où le panneau des paramètres du document les conserve à côté du reste de la structure de l’enregistrement.
Ils font aussi partie de Document Templates. Un modèle peut définir des libellés par défaut à l’avance, afin que les nouveaux documents héritent de la structure de balisage attendue dès leur création.
C’est ce qui rend les libellés réutilisables au sens pratique. Ils ne sont pas seulement définis de manière centralisée. Ils réapparaissent dans l’éditeur de documents en direct, dans la liste principale des documents et dans les valeurs par défaut des modèles qui façonnent les futurs enregistrements.
