Signaturen
Verwalten Sie Dokumentsignaturen in Scale ohne separate Tools. Senden Sie Anfragen, verfolgen Sie den Fortschritt und bewahren Sie sichere Nachweise, Einladungen und Signaturen auf, die mit dem Dokument verknüpft sind.
Grzegorz
Signaturen ermöglichen es Scale-Organisationen, Freigaben abzuschließen, ohne ein Dokument in ein separates Signatur-Tool zu verschieben. Die Anfrage, der Fortschritt und die Nachweise bleiben alle mit dem Dokument verbunden.
Die Anfrage vorbereiten
Fügen Sie im Signaturbereich des Dokuments Folgendes hinzu:
Personen aus Ihrer Organisation,
externe Unterzeichnende mit Name und E-Mail,
einen Titel für die Anfrage,
die Unterzeichnungsreihenfolge, wenn die Reihenfolge wichtig ist.
Stellen Sie sicher, dass das Dokument einen klaren Titel und fertige Inhalte hat, bevor Sie es senden. Sobald die Anfrage beginnt, werden der Wortlaut, die wichtigsten Details und die angehängten Dateien gesperrt, sodass alle dieselbe Version prüfen.
Den Unterzeichnenden eine sichere Prüfung ermöglichen
Externe Unterzeichnende erhalten eine Einladung und bestätigen ihre Identität mit einem Einmalcode. Anschließend können sie das Dokument lesen, seine Dateien prüfen und ihre Signatur hinzufügen.
Interne Mitglieder verfolgen denselben Dokumentfortschritt über Blueputto. Das Signaturfeld zeigt, wer wartet, wer die Anfrage geöffnet hat und wer sie abgeschlossen hat.
Die Anfrage im Verlauf verwalten
Sie können eine Einladung erneut senden, wenn sie jemand verpasst hat. Bevor jemand unterschreibt, kann die Anfrage abgebrochen und erneut vorbereitet werden.
Nachdem mit dem Unterzeichnen begonnen wurde, kann das Dokument stattdessen mit einer Begründung für ungültig erklärt werden. Vorhandene Signaturen bleiben im Verlauf erhalten, sodass der Eintrag weiterhin zeigt, was passiert ist, anstatt so zu tun, als hätte die frühere Freigabe nie existiert.
Verlässliche Nachweise aufbewahren
Blueputto zeichnet die geprüfte Version und wichtige Ereignisse rund um die Anfrage auf. Dadurch entsteht ein klarer Verlauf von Einladungen, Bestätigungen, Signaturen, Abbrüchen und Ungültigerklärungen zur späteren Prüfung.
