Ordner
Blueputto-Ordner organisieren Dokumente, grenzen den Arbeitsbereich ein, unterstützen teambasierten Zugriff und halten Unterlagen nach Projekt, Bereich oder Zuständigkeit strukturiert.
Grzegorz
Ordner sind die wichtigste strukturelle Ebene für die Dokumentenorganisation in Blueputto. Sie gruppieren zusammengehörige Einträge, grenzen den Arbeitsbereich Dokumente ein und helfen Teams, die Arbeit mit Dokumenten nach Bereich, Projekt oder Zuständigkeit getrennt zu halten.
Das ist wichtig, weil Blueputto Dokumentenmanagement nicht als eine flache, organisationsweite Liste behandelt. Ordner geben der Dokumentenseite des Produkts eine stabile Struktur, noch bevor Teams überhaupt einen einzelnen Eintrag öffnen.
Ordner grenzen den Dokumenten-Arbeitsbereich ein
Ordner erscheinen direkt im Arbeitsbereich Dokumente als erster Navigationsschritt. Teams wählen zuerst einen Ordner und arbeiten dann mit den Dokumenten innerhalb dieses Arbeitsausschnitts.
Dieses Layout hält die Dokumententabelle praxistauglich. Anstatt jeden Eintrag in der Organisation zu durchsuchen, können Nutzer die Ansicht sofort nach Ordner eingrenzen und in einem kleineren operativen Kontext arbeiten.
In der aktuellen Implementierung unterstützt die Ordnerseite:
Suche,
Dokumentanzahl,
Ordnerauswahl,
massenhaftes Löschen von Ordnern,
und einen eigenen Bereich für Dokumente ohne Ordner.
Dadurch werden Ordner zu mehr als nur einem Label. Sie sind die wichtigste Möglichkeit, mit der Blueputto das tägliche Durchsuchen von Dokumenten eingrenzt.
Zentral in den Einstellungen verwaltet
Ordner werden außerdem über eine eigene Einstellungsseite verwaltet. Dort erstellen Organisationen neue Ordner, benennen sie um, fügen Beschreibungen hinzu und prüfen, wie viele Dokumente derzeit zu jedem einzelnen gehören.
In der aktuellen Implementierung konzentriert sich die Ordnerverwaltung auf:
Name,
Beschreibung,
Dokumentanzahl,
Suche über bestehende Ordner hinweg,
und direkte Aktionen zum Öffnen des Dokumenten-Arbeitsbereichs, zum Bearbeiten eines Ordners oder zum Löschen.
Diese Aufteilung ist in der Praxis nützlich. Die Seite Dokumente ist für die operative Arbeit optimiert, während auf der Einstellungsseite die Struktur selbst gepflegt wird.
Teamzuweisung kann Ordner zu Zugriffsgrenzen machen
Ordner können auch mit Teams verknüpft werden. Dadurch sind sie nicht nur für die Organisation nützlich, sondern auch dafür, einzugrenzen, wer in einem bestimmten Dokumentenbereich arbeiten soll.
Das ist besonders wichtig, wenn unterschiedliche Abteilungen oder Projektgruppen nicht alle im selben Dokumentenbereich arbeiten sollen. Ein Ordner kann sowohl eine inhaltliche Gruppierung als auch eine Zuständigkeitsgrenze darstellen.
Das Löschen eines Ordners entfernt nicht nur den Namen des Containers. In der aktuellen Implementierung wird beim Löschen eines Ordners der Ordner selbst dauerhaft entfernt, und die Dokumente aus diesem Ordner werden in den Papierkorb verschoben. Das macht das Aufräumen von Ordnern sicherer, wenn Teams ihr Dokumentensystem umstrukturieren.
