Šablony dokumentů
Vytvářejte v Blueputto znovupoužitelné šablony dokumentů pro standardizaci schvalování, dohod, zpráv a vstupních formulářů pomocí upravitelných výchozích hodnot a metadat.
Grzegorz
Document Templates je systém znovupoužitelných výchozích bodů pro práci s dokumenty v Blueputto. Místo opětovného vytváření stejné struktury návrhu pokaždé mohou týmy jednou definovat opakovatelné šablony a znovu je používat při vytváření nových dokumentů.
To je nejdůležitější u opakujících se provozních záznamů, jako jsou schválení, dohody, reporty a vstupní formuláře. Tato funkce se nachází mezi Documents, kde nové návrhy začínají, a Document Editor, kde pokračuje samotná práce na dokumentu.
Znovupoužitelná knihovna pro opakovatelné začátky dokumentů
Document Templates se spravuje ve vyhrazené oblasti nastavení. V aktuální implementaci je k dispozici v tarifu Scale a knihovna se zaměřuje na:
název šablony,
krátký popis,
aktivní nebo neaktivní stav,
vyhledávání mezi existujícími šablonami,
a akce vytvoření nebo odstranění.
Tento aktivní stav je důležitý. V procesu vytváření nového dokumentu jsou nabízeny pouze aktivní šablony, díky čemuž zůstává výběr praktický místo toho, aby byl zaplněn zastaralými výchozími body.
Když uživatel vytváří nový dokument z Documents, Blueputto může nabídnout prázdný návrh nebo jednu z aktuálně aktivních šablon. Díky tomu se správa šablon stává funkcí provozního pracovního postupu, nejen seznamem pro administraci.
Odstraňování šablony má také záměrně omezený rozsah. Existující dokumenty, které už byly z této šablony vytvořeny, se následně nepřepisují, což činí úklid bezpečnějším, než kdyby byl každý živý dokument navždy svázán s upravitelným zdrojem.
Každá šablona se otevírá ve vlastním editoru
Otevření šablony nevede do malého modálního okna s několika textovými poli. Blueputto dává šablonám dokumentů jejich vlastní pracovní prostor, takže působí jako skutečné znovupoužitelné záznamy, nikoli jako jednoduché předvolby.
V aktuální implementaci editor šablon podporuje:
přímé pojmenování šablony,
uložení z hlavní oblasti akcí,
přepínače aktivního nebo neaktivního stavu,
odstranění šablony,
a vyhrazený boční panel pro výchozí hodnoty.
Tato struktura je důležitá, protože šablona dokumentu je víc než jen název. Může nést redakční i provozní výchozí nastavení, která chce tým opakovaně používat v mnoha budoucích návrzích.
Výsledkem je pracovní postup, v němž zůstávají šablony dlouhodobě udržovatelné. Týmy mohou výchozí bod upravovat podle toho, jak se jejich proces mění, aniž by ztratily oddělení mezi návrhem šablony a realizací živého dokumentu.
Výchozí hodnoty pokrývají strukturu, vlastnictví a metadata
Boční panel je místo, kde se Document Templates stává obzvlášť užitečným. Blueputto umožňuje týmům definovat výchozí hodnoty, které by se měly objevit pokaždé, když je z této šablony vytvořen návrh.
V aktuální implementaci výchozí hodnoty šablony zahrnují:
popis,
výchozího autora,
znovupoužitelné štítky,
a vlastní pole metadat.
Pole metadat jsou zde obzvlášť důležitá. Týmy mohou tato pole přidávat, upravovat, mazat a měnit jejich pořadí přímo uvnitř šablony, což znamená, že každý nový dokument z ní vytvořený může začínat se stejnými strukturovanými vstupy už připravenými.
Díky tomu představuje Document Templates praktický most mezi volným psaním a více řízeným návrhem záznamů. Tým může jednou rozhodnout, které štítky mají být použity, kdo záznam obvykle vlastní a která pole metadat jsou důležitá, a pak toto nastavení znovu používat v mnoha nových návrzích.
Organizacím s opakovatelnými schvalovacími postupy to šetří čas dvěma způsoby zároveň: návrh začíná blíže finální podobě a tým vynakládá méně úsilí na opravování chybějící struktury po vytvoření.
